Wie erstellst du OKRs und was ist ein OKR-Set?
[00:00:00] – Hannah Nagel, HelloAgile
Punkt 1: Das Objective
Objectives ist der erste Teil von OKR und beantwortet die Frage: “Wo will ich in drei Monaten stehen?” Ein Objective ist wie eine kleine Vision. Es ist ambitioniert, inspirierend, aber erreichbar und muss eindeutig und verständlich sein und wird in der Regel qualitativ formuliert. Objectives zahlen außerdem auf die Unternehmensziele ein. Jetzt soll es in diesem Video um das Prinzip von OKR gehen. Deswegen schauen wir uns kein Business-Ziel an, sondern werfen mal einen Blick in meine persönlichen OKRs. Mein Objective für die nächsten drei Monate ist: Ich bin unter Jubel der Zuschauer über die Ziellinie eines Marathons gelaufen. Wie ihr merkt, ist das in der Zustandsform formuliert. Als hätte ich das Ziel schon erreicht. Das ist ganz bewusst so. Ich möchte mich in die Situation versetzen, will mir vorstellen, wie es da aussieht. Der Jubel soll insofern auch nur verbildlichen. Das Ziel ist der Marathon – nicht billige Zuschauerzahlen.
Kommen wir jetzt zu Punkt 2: Die Key Results
Die Key Results sind der zweite Teil des OKR Frameworks und beantworten die Frage: “Wie erreiche ich mein Objective?” Key Results sind die größten Hebel, um das Objective zu erreichen. Sie müssen messbar und direkt beeinflussbar sein. Sie helfen gleichzeitig das Verständnis der Objectives zu schärfen und sind daher bestenfalls mehrdimensional, sprechen also verschiedene Ebenen des Ziels an. An den Key Results wird gemessen, wie nah man an der Erreichung des Ziels ist. Sind alle Key Results erreicht, sollte die Wahrscheinlichkeit hoch sein, dass auch das Objective erreicht ist. Schauen wir uns das mal in meinem Beispiel an.
Meine Key Results sind:
Erstens: Drei Trainingsläufe von 30 Kilometern laufen. Wenn ich die schaffe, dann bin ich schon mal ziemlich sicher, dass ich nicht zusammenklappe und das ist für mich der größte Hebel.
Zweites Key Result: Pace von 6 Minuten auf 5 Minuten senken. Auch wenn ich das am Ende nicht durchlaufe, hoffe ich, so trotzdem genug Energie für einen 50 Meter Sprint übrig zu haben. Ich möchte ja, dass die Menge jubelt, wenn ich ins Ziel komme.
Ein anderes Thema möchte ich hier auch noch ansprechen. Gerade in einem Unternehmen ist es super wichtig, dass OKRs für alle verständlich sind. Dies kann durch nebenstehende Erklärungen sichergestellt werden. Vielleicht wissen nicht alle, was “Pace” bedeutet. Ich könnte also einfach daneben schreiben: “Pace bedeutet: Wie viele Minuten brauche ich für einen Kilometer.”
Mein drittes Key Result spricht noch mal eine ganz andere Ebene an: Drei verschiedenen Laufdiäten testen.
Key Results sollen möglichst mehrdimensional sein und ich weiß, dass es bei einem so langen Lauf auch auf die Essenszufuhr vorher und währenddessen ankommt.
Das vierte Key Result ist: Insgesamt 80 Kilometer in glühender Mittagshitze laufen. Das klingt jetzt vielleicht ein bisschen verrückt, aber richtig heißes Wetter ist für mich der Umstand, in dem ich persönlich die meisten Probleme habe zu joggen und die Temperatur-Komponente bringt auch noch mal eine ganz neue Perspektive mit rein.
Zurück zu unseren 6 Punkten. Wir stehen jetzt bei Punkt 3 das OKR-Set
Ein OKR-Set besteht aus maximal 5 Objectives mit je 2 bis 4 Key Results pro Objective. Wir empfehlen allerdings 3 mal 3 für noch mehr Fokus. Erfahrungsgemäß überschätzen sich die meisten Teams und wollen zu viele Dinge gleichzeitig angehen. Um zu wissen, in welche Richtung man gehen möchte, braucht es aber eben auch Fokus. Mehr dazu aber noch mal später im OKR-Mindset.
Jedes OKR-Set hat einen OKR-Set-Owner, der den Überblick behält und die Verantwortung trägt. In einer Company hat typischerweise jedes Team und jede hierarchische Ebene ein eigenes OKR-Set bis hin zu den Company-Objectives.
Bei der Erstellung der OKRs gilt: Reduzieren ist alles! Und da das anspruchsvoll sein kann, hat Maren folgenden Tipp für dich:
Nicht sagen: Was machen wir? Sondern: Was machen wir nicht?
Die wichtigsten Infos auf einen Blick:
- beantworten die Frage: Wo willst du in drei Monaten stehen?
- sind kleine, inspirierende, ambitionierte Ziele, die auf die Ziele der Gesamtorganisation einzahlen.
- werden qualitativ und als Zustand formuliert.
- beantworten die Frage: Wie erreichst du die Objectives?
- lassen erkennen, wie nah du der Erreichung des Ziels bist.
- sind messbar, direkt beeinflussbar und idealerweise mehrdimensional (wirken also von unterschiedlichen Ebenen auf die Erreichung des Objectives).
- finden sich auf jeder Ebene einer Organisation.
- bestehen aus maximal 5 Objectives mit jeweils 2-4 Key Results. (Unsere Empfehlung: 3+3)
OKRs formulieren
Die #DMW haben sich also hingesetzt und ihr erstes OKR-Set formuliert. Dabei war es laut Maren besonders wichtig, dass die Objektives das Team auch emotional erreichen und richtig Lust auf das Erreichen des Ziels machen.
Hier ein Ausschnitt aus dem OKR-Set der #DMW als positives Beispiel:
Objective: Wir haben Bewusstsein für die #30mit30 Kampagne* geschaffen. (Wir wollen das erreichen, weil wir das Problem von zu wenig Frauen in Führungspositionen angehen und als Verein Profil gewinnen wollen.)
Key Result: Am 30. Juni 2020 haben wir vier Interviews zur Kampagne gegeben.
Aktivitäten: Pressekontakte und Multiplikator*innen mobilisieren, Interviewanfragen stellen, Interviews durchführen usw.
* Inhalt der Kampagne: Wir suchen die 30 Unternehmen, die den digitalen Wandel mitgestalten und voranbringen und in denen bereits 30 Prozent und mehr der Führungspositionen mit Frauen besetzt sind.
Das Objektive beschreibt den erwünschten Endzustand, ist qualitativ und motivierend. In den Klammern steht noch eine kleine Erklärung, warum ihnen das Ziel wichtig ist.
Das Key Result hingegen ist quantitativ, also messbar, klar terminiert und ist beinflussbar. Im Laufe des Prozesses ist jederzeit erkennbar, wie nah man sich an der Erfüllung des Key Results befindet. Das Key Result unterscheidet sich von einzelnen Aktivitäten/To-Dos.
Maren hat uns berichtet, dass das gemeinsame Formulieren im Team zwar viel Freude bereitet hat und dazu geführt hat, dass alle sich mit den Zielen identifizieren, jedoch auch viel Zeit in Anspruch nimmt und einiges an Übung erfordert.
Schau dir die folgenden Beispiele aus anderen OKR-Sets an: Welche typischen Fehler wurden bei der Formulierung von den Objectives und Key Results in den folgenden Beispielen gemacht?
Owner*in
Jedes Set und jedes Key Result hat eine/n Owner*in (dt. Besitzer*in), der/die für dieses verantwortlich ist. Laut Maren ist die Owner*innen-Suche auch eine gute Prüfung dafür, ob genügend personelle Ressourcen vorhanden sind: Auf die Umsetzbarkeit zu achten, war vorher immer schwierig. “Bei den OKRs fragt man schon in der Planung: “Wer hat denn hier den Hut auf?”” So werden frühzeitig Verantwortungsbereiche abgesteckt und die Ziele können nicht im Tagesgeschäft untergehen.
Voller Elan durch OKRs?
Eine Eigenschaft der OKRs hat sich bei den #DMW als überaus wertvoll herausgestellt, nämlich deren Fähigkeit, über die Objectives Emotionen zu wecken. Maren stellt fest:
Bei uns war es wichtig, dass sich die Frauen mit den Zielen identifizieren. Und sagen: Das ist cool! Darum mache ich das.
OKRs können so dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeiter*innen zu stärken.
Dies schreibt Maren aber nicht nur den Objectives zu – sie denkt, dass auch die Entwicklung der Ziele im Bottom-Up-Stil hierzu beigetragen hat:
Über die OKR-Methode konnten wir viele Leute an dem strategischen Prozess beteiligen. Und die waren viel mehr bereit, sich einzubringen.
Grundsätzlich gilt: Wenn Mitarbeiter*innen mitentscheiden können, identifizieren sie sich mehr mit den Zielen und sind motivierter.