[00:00:01.080] – Charlotte Buttkus PHINEO gAG

Wie ein Monitoring aufgesetzt und genutzt wird, ist stark davon abhängig, welche Art von Projekt das ist. Deshalb beschreiben wir hier einen Prozess, an dem man sich orientieren kann.

[00:00:11.010] – Igor Ryabinin PHINEO gAG

Wir können die Entwicklung des Projekt- Monitorings in vier Schritte unterteilen. Im ersten Schritt entscheidet das Projektteam, welche Daten zur Steuerung des Projektes benötigt werden. Und wie macht das Projektteam das, um zu entscheiden, welche Daten für das Monitoring gebraucht werdenh olt das Projektteam wieder die Wirkungs Treppe mit den zuvor erarbeiteten Indikatoren hervor und sucht jetzt für jede Output-Stufe mindestens einen Indikator, der im Rahmen des Monitorings erhoben werden soll. Wenn es wichtige Qualitätskriterien für das Projekt gibt, dann sollten diese auch über das Monitoring erfasst werden. Das könnte für ein Mentoring-Programm z.B. bedeuten, dass wenn es wichtig ist, dass die Mentor*innen eine Ausbildung gemacht haben, dass dies auch über das Monitoring erfasst wird.

[00:01:04.230] – Igor Ryabinin PHINEO gAG

Im zweiten Schritt werden den Indikatoren Sollwerte zugeordnet. Das wird an einigen Beispielen ganz gut deutlich. Bei einem Kurs- Programm sollen z.B. drei qualifizierte Kursleiter*innen gefunden werden. Pro Kurs möchten wir 20 Teilnehmerinnen haben und es sollen drei Kurse im Jahr stattfinden. Wenn wir nochmal auf die Teilnehmerinnen schauen, sollen 80 prozent von ihnen Single Mütter sein, die einen Migrationshintergrund haben. Unser Tipp: Manche Sollwerte sind vorgegeben, z.B. durch Fördermittel-Geber*innen, die die Sollwerte vorab schon setzen. Andere Sollwerte hingegen können von dem Projektteam selbst bestimmt werden. Und da empfehlen wir sich diese Sollwerte durchaus ambitioniert zu setzen und diese dann aber auch mit den Verantwortlichen abzustimmen.

[00:01:58.410] – Igor Ryabinin PHINEO gAG

Im dritten Schritt werden geeignete Instrumente zur Datenerhebung entwickelt. Ein geeignetes Instrument könnte z.B. die Vorlage für eine Teilnehmendenliste sein, mit deren Hilfe ich überprüfen kann, ob die Teilnehmenden tatsächlich Teil meiner Zielgruppe sind. Über so eine Vorlage könnte ich z.B. das Alter der Teilnehmenden erheben, ihren Beruf, das Gender und ob sie einen Migrationshintergrund haben. Unser Tipp: Bei Datenerhebungs-Instrumenten empfehlen wir immer, diese vorab zu testen. Beim Monitoring könnte man das z.B. in einer Testphase tun und danach kann man schlussfolgern, ob an dem Instrument bestimmte Aspekte geändert werden sollen, weil z.B. Informationen noch nicht erhoben werden.

[00:02:46.860] – Igor Ryabinin PHINEO gAG

Im vierten Schritt werden Verantwortlichkeiten und Zeitplan festgelegt. Wer erhebt die Daten? Wer wertet die Daten aus? Wer interpretiert die Daten? Und wer nutzt die Daten dann wofür? Wer ist dafür zuständig, das Monitoring zu reflektieren und gegebenenfalls anzupassen? Und wann und wie oft findet jeder dieser Schritte statt?

[00:03:20.050] – Igor Ryabinin PHINEO gAG

Unser Tipp: Generell gilt bei Monitoring Daten, dass direkt nach der Erhebung die Daten ausgewertet, interpretiert und genutzt werden sollten, sodass man noch zeitnah nachsteuern kann.

[00:03:32.980] – Charlotte Buttkus PHINEO gAG

Entscheidend beim Monitoring ist, dass Daten im Projektverlauf auch tatsächlich gemäß Plan erhoben werden und nicht nur einmalig bei Einrichten des Monitoring-Systems. Zur Umsetzung des Monitorings gehört ebenfalls, die erfassten Daten danach auszuwerten. Im Projektteam oder auch gegebenenfalls mit weiteren Stakeholdern und dann bei der Auswertung zu entscheiden, ob Projektanpassungen nötig sind.

[00:04:06.680] – Charlotte Buttkus PHINEO gAG

Diese als notwendig erachteten Projekte Anpassungen sollte man dann nach besten Wissen und Gewissen durchführen und weiterhin Ergebnisse des Monitorings beachten. Also immer im Fluss bleiben und immer wieder erheben, auswerten, umsetzen.