Der Ablauf der Gründungsversammlung
Die Gründungsversammlung sollte bestimmten Abläufen und Formalitäten folgen. So stellst du sicher, dass du deinen Verein anschließend problemlos ins Vereinsregister eintragen lassen kannst.
Folgende Schritte solltest du bei der Gründungsversammlung beachten:
Die Einladung zur Gründungsversammlung sollte rechtzeitig an potenzielle Gründungsmitglieder erfolgen. Gib Ort, Datum, Uhrzeit und Tagesordnungspunkte der Versammlung klar an. In Deutschland muss ein Verein mindestens sieben Gründungsmitglieder haben, um sich ins Vereinsregister eintragen zu lassen. Allerdings genügt es, wenn drei davon an der Gründungsversammlung teilnehmen. Die anderen vier müssen nach der Versammlung, aber vor der Eintragung ins Vereinsregister die bei der Gründungsversammlung beschlossene Satzung unterschreiben.
Der oder die Versammlungsleiter*in (meistens ein vorläufig gewähltes Mitglied) eröffnet die Versammlung, begrüßt die Anwesenden und stellt sicher, dass eine ausreichende Anzahl von Gründungsmitgliedern anwesend ist, um beschlussfähig zu sein. Die Anwesenheiten solltet ihr schriftlich festhalten.
Der oder die Versammlungsleiter*in wird aus den Anwesenden gewählt. Seine bzw. ihre Aufgabe ist es, die Versammlung zu leiten, die Tagesordnungspunkte durchzuführen und die Abstimmungen zu moderieren.
Es ist wichtig, dass sämtliche Beschlüsse und Ergebnisse der Gründungsversammlung in einem Protokoll festgehalten werden. Es muss also ein*e Protokollant*in gefunden werden. Das Protokoll sollte von allen Anwesenden unterzeichnet werden.
Der Satzungsentwurf des Vereins wird verlesen. Alle wesentlichen Punkte der Satzung wie Vereinszweck, Mitgliedschaft, Vorstand und Vereinsorgane sollen sorgfältig besprochen werden. Dann wird über seine Annahme abgestimmt.
Es wird ein Vorstand gewählt, der die Vertretung des Vereins übernimmt und die Vereinsgeschäfte führt. Hierbei sollten die Vorstandspositionen (z. B. Vorsitzende*r, stellvertretende*r Vorsitzende*r, Kassenwart*in) entsprechend der Satzung festgelegt und gewählt werden.
Macht euch bereits vor der Versammlung Gedanken, wer welche Vorstandsposition übernehmen kann! Der Vorstand haftet für den Verein und übernimmt damit viel Verantwortung. In der Satzung könnt ihr festlegen, wie viele Mitglieder dem Vorstand angehören können.
Weitere wichtige Beschlüsse, die bei der Gründungsversammlung gefasst werden können, sind beispielsweise die Wahl eines oder einer Kassenprüfer*in, die Festlegung von Mitgliedsbeiträgen und die Genehmigung der Gründungskosten. Wichtig: Beschlüsse zur Änderung der Vereinssatzung erfordern eine anschließende Überarbeitung und eine erneute Beschlussfassung zur geänderten Satzung.
Die Anwesenden sollten am Ende das Protokoll unterzeichnen. Alle Mitglieder der Gründungsversammlung, die der Satzung zustimmen, sollten zudem die Satzung unterschreiben. Dadurch werden sie zu Gründungsmitgliedern. Bis zur Eintragung des neuen Vereins muss die Satzung insgesamt von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet worden sein.
Nach Abschluss der Gründungsversammlung könnt ihr die erforderlichen Unterlagen wie die unterzeichnete Satzung, das Protokoll und ggf. weitere Nachweise für die Eintragung des Vereins ins Vereinsregister vorbereiten.
Auch Hoffnungswerk e. V. hat natürlich eine Gründerversammlung abgehalten. Im Video erzählt dir Sascha, warum diese nicht nur ein formaler Akt war, sondern auch ein toller Moment des Miteinanders:
Sascha Neudorf, Gründer von Hoffnungswerk e. V.
Wir haben die Gründungsversammlung sehr schlicht gehalten. Wir sind einfach in ein Lokal gegangen und haben gesagt okay, die Formalitäten, die müssen einfach abgewickelt werden. Es war nicht so schwer, Leute zu finden, dadurch, dass wir schon aus dem Projekt quasi kamen, aus dem laufenden Projekt heraus den Verein gegründet haben. Wir haben das bewusst schlank gehalten. Und weil wir das nicht unnötig bürokratisch haben wollten.
Wir hatten uns ein paar Leute ausgeguckt, weil wir gesagt haben okay, dadurch haben wir gewisse Kompetenzen im Team: Unternehmer, Visionäre, aber auch Leute aus dem Controlling, aus dem Finanzwesen, mit einem juristischen Hintergrund. Und das haben wir zusammengefügt und die waren auch alle sehr gewillt, weil ich würde mal behaupten, das Projekt, das schon lief oder die Projekte, die schon liefen, die waren einfach cool, ansprechend, faszinierend. Es stellte sich nicht die Frage: Ist das sinnvoll? Sondern: Wie können wir das unterstützen? Und dadurch war das echt unkompliziert und viel Diskussion gab es nicht, weil es von der Aufgabenstellung her so klar war, wofür wir als Verein stehen.
Dann war im Vorfeld im Prinzip alles schon besprochen. So war alles austariert. Und dann saßen wir zusammen. Jeder hatte die Satzung vorher schon gesehen und dann gab es nur noch Feintuning. Und dann war das schnell beschlossen und dann haben wir halt angestoßen und es uns gut gehen lassen und uns gefreut, dass wir etwas auf den Weg gebracht haben, was halt auch wirklich nachhaltig ist und einen Unterschied machen kann und Möglichkeiten eröffnet.
