Never change a running system? Aber bitte nur dann, wenn ein System auch für alle funktioniert. Bei einem Generationswechsel wird das, was für die alte Generation funktioniert hat, von den Nachfolger*innen oft kritisch hinterfragt. Diese Krise als Chance für eine gemeinsame, zukunftsfähige Neuausrichtung zu begreifen, fällt vielen Organisationen schwer. Wie kann es gelingen? Wir haben einen Workshop entwickelt, den ihr ohne externe Begleitung durchführen könnt.
Wenn in einer Organisation ein Generationswechsel stattfindet, treffen die Interessen der alten Generation auf die der neuen. Die Übergangsphase ist häufig mit Unsicherheiten und unterschwelligen Konflikten verbunden. Während die ältere Generation oft an gewohnten Arbeitsweisen festhalten möchte, bringen die Nachfolger*innen neue Impulse für Rollen, Strukturen und Prozesse mit oder haben vielleicht andere Vorstellungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Folge: Die Vorgänger*innen fühlen sich in ihren Arbeitsweisen und Werten bedroht, die neue Generation ist frustriert.
Der erste Schritt aus der Krise ist ein Umdenken – vor allem für die erste Generation. Statt von der nachrückenden Generation zu erwarten, dass sie die bisherige Arbeitsweise eins zu eins übernimmt, sollte es das Ziel aller sein, die Organisation gemeinsam neu auszurichten. Genauso wichtig ist aber, dass die neue Generation nicht alles, was die alte Generation bisher praktiziert hat, als überholt abtut. Was für alle funktioniert, kann durchaus beibehalten werden.
Für eine erfolgreiche Neuausrichtung eurer Non-Profit ist es wichtig, sich gemeinsam an einen Tisch zu setzen. Schafft einen sicheren Raum, in dem ihr ehrlich kommunizieren könnt. Denn nur wenn sich alle verstanden und gehört fühlen, kann die Bereitschaft entstehen, gemeinsam an einer Veränderung zu arbeiten.
Wie kann das „Alte“ anerkannt und das „Neue“ in die Organisation integriert werden? Dieser Prozess braucht Zeit und ein Format. Den meisten Non-Profits fehlen die finanziellen Mittel, um sich professionell begleiten zu lassen, und Fördermöglichkeiten für Organisationsentwicklungsprozesse beim Generationswechsel sind rar.
Wir haben einen Workshop entwickelt, den ihr ohne externe Begleitung durchführen könnt.
Neuorientierung statt Nachfolge: Workshop zum Generationswechsel
Gründet eine Arbeitsgruppe
- Bildet eine kleine Arbeitsgruppe, die für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Workshops verantwortlich ist.
- Achtet darauf, dass die Arbeitsgruppe aus Personen verschiedener Generationen besteht, damit alle Perspektiven vertreten sind.
- Bietet den restlichen Teammitgliedern an, im Vorfeld ihre Impulse und Bedürfnisse einzubringen:
- Was sind deine Erwartungen an den Workshop?
- Was bereitet dir Bauchschmerzen?
- Was möchtest du konkret verändern?
Definiert Rollen
Jeder gute Workshop braucht unterschiedliche Rollen. Stellt euch nach euren Stärken auf:
Moderator*in
- leitet den Workshop und sorgt für einen strukturierten und zielorientierten Ablauf
- begrüßt die Teilnehmenden, stellt das Thema vor und gibt einen Überblick über den Workshop
- moderiert die Diskussionen und stellt sicher, dass alle Stimmen gehört werden
- hält den Workshop im Zeitrahmen und sorgt dafür, dass die Ziele erreicht werden
Facilitator*in
- unterstützt die Moderation bei der Gestaltung und Durchführung des Workshops
- trägt zu einer offenen und konstruktiven Atmosphäre bei
- führt Gruppenaktivitäten und -übungen durch, um die Teilnehmenden einzubinden und das Lernen zu fördern
- stellt sicher, dass die Methoden des Workshops angemessen eingesetzt werden und die Ziele des Workshops unterstützen
- stellt sicher, dass alle Materialien jederzeit zur Verfügung stehen
Feelgood-Manager*in
- sorgt für eine positive und angenehme Atmosphäre im Workshop
- schafft ein Gefühl von Sicherheit und Wohlbefinden für alle Teilnehmenden
- achtet auf die Bedürfnisse und das Wohlergehen der Teilnehmenden
Protokollant*in
- dokumentiert die wichtigsten Diskussionen, Entscheidungen und Ergebnisse des Workshops
- hält das Protokoll schriftlich fest (am besten digital)
- stellt sicher, dass alle relevanten Informationen und Beschlüsse korrekt erfasst werden
- teilt das Protokoll nach dem Workshop mit den relevanten Personen
Formuliert Regeln zur wertschätzenden und gewaltfreien Kommunikation
Schafft eine sichere und einladende Atmosphäre für den Workshop. Nur wenn sich alle Teilnehmenden gehört und respektiert fühlen, könnt ihr gemeinsame Lösungen für eine Neuorientierung finden.
Stellt deshalb zu Beginn des Workshops einige Regeln für eine wertschätzende Kommunikation auf. Schreibt die Regeln auf und hängt sie für alle gut sichtbar auf. So könnt ihr während des Workshops immer wieder auf die Kommunikationsregeln hinweisen.
Betreibt Erwartungsmanagement
- Das Wichtigste ist, dass ihr euch im Team darüber bewusst seid, dass ihr euch als Non-Profit ständig zu einem gewissen Grad verändern werdet. Einen Endzustand wird es nicht geben: Ihr müsst euch immer wieder auf neue Teammitglieder und äußere Umstände einstellen und euch kontinuierlich anpassen.
- Also: Schritt für Schritt! Ihr werdet nicht alle Herausforderungen des Generationswechsels in einem einzigen Workshop lösen können.
Definiert Ziele
Setzt euch klare und realistische Ziele: Was könnt ihr im Rahmen eines Workshops erreichen? Welche Themen werden in einen Folgetermin mitgenommen?
Ziel 1: Benennung, Sortierung und Gewichtung der Herausforderungen, die bisher vielleicht noch unter der Oberfläche liegen. Dies bildet euer Fundament, auf das ihr euch von nun an stets beziehen könnt.
Ziel 2: Entwicklung einer Lösungsstrategie für eine ausgewählte Herausforderung. Der zugehörige Prozess wird zum Prototyp. Die Lösungsfindungsmethoden, die wir euch hier an die Hand geben, könnt ihr in Folgeworkshops für jede weitere Herausforderung selbstständig durchspielen.
Wählt passende Methoden
Schluss mit endlosen Diskussionen: Um eure Ziele zu erreichen, braucht ihr die richtigen Methoden. Die Moderation ist dafür zuständig, dass sie an entsprechender Stelle der Agenda Platz finden. Damit Kreativität und Spaß nicht zu kurz kommen, schlagen wir euch folgende Methoden vor:
Das Check-in
Ziel: alle Personen abholen und positiv in den Tag starten
Format: alle gemeinsam
Materialien: kleiner Ball, Papier und Stifte
Wie funktioniert’s? Die oder der Moderator*in beginnt und wirft eine Frage in den Raum, z.B. „Was liebst du an unserer Organisation und was wünschst du dir für deine Arbeit in der Zukunft?“ Ihr spielt euch dann nacheinander den Ball zu, beantwortet die Frage in der Runde und notiert eure Antwort auf einem Blatt Papier. Das Papier hebt ihr bis zum Ende des Tages auf.
Der Themenparkplatz
Ziel: Der Themenparkplatzes hilft dabei, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden. Alle Teilnehmenden können ihre Anliegen oder Ideen einbringen, auch wenn diese im Moment nicht sofort diskutiert werden können. Das fördert eine gerechte Beteiligung aller.
Format: alle gemeinsam
Material: Flipchart /White-Board, Stifte
Wie funktioniert’s? Sobald Themen, Fragen oder Ideen aufkommen, die heute nicht bearbeitet werden können, notiert der Facilitator sie auf dem Themenparkplatz. Der oder die Protokollant*in ist dafür verantwortlich, dass der Themenparkplatz seinen Platz im Protokoll findet und bei Folgeterminen aufgegriffen wird.
Die Murmelrunde
Ziel: die Herausforderungen identifizieren (Runde 1); Lösungsstrategie für eine Herausforderung sammeln (Runde 2)
Format: Zweiergruppen
Materialien: große Post-its, Stifte
Wie funktioniert’s? Jetzt wird gemurmelt! Ihr findet euch in Zweiergruppen zusammen und murmelt euch im Vertrauen eure Herausforderungen und Bauchschmerzthemen zu. Die gesammelten Themen notiert ihr auf Post-its.
Folgende Leitfragen können euch dabei helfen, die aktuellen Herausforderungen (Runde 1) und eine Lösungsstrategie (Runde 2) zu identifizieren:
Aktuelle Herausforderungen
- Gibt es aus deiner Sicht unterschiedliche Arbeitsauffassungen in Bezug auf die Mission/Vision?
- Gibt es Unstimmigkeiten/Unsicherheiten bei Abläufen, Rollen und Abstimmungen?
- Welche Vorstellungen von Work-Life-Balance gibt es? Welche Rolle spielt das Gehalt?
Lösungsstrategien für eine ausgewählte Herausforderung
- Was ist unser gemeinsames Ziel?
- Gibt es einen Mittelweg, den du akzeptieren könntest? Wie könnte dieser aussehen?
- Kannst du dir sogar eine Win-Win-Lösung vorstellen, die den Interessen und Bedürfnissen beider Generationen gerecht wird?
Bingo!
Ziel: die Herausforderungen (Runde 1) und Lösungsstrategien (Runde 2) benennen, sortieren und gewichten
Format: alle gemeinsam
Materialien: beschriftete Post-its aus der Murmelrunde; Whiteboard/Flip-Chart
Wie funktioniert’s? Diese Methode ist nicht nur interaktiv und macht Spaß, sondern sortiert auch die aktuellen Herausforderungen (Runde 1) und Lösungsstrategien für eine ausgewählte Herausforderung (Runde 2) in Kategorien und stellt durch die Häufigkeit der „Bingos“ eine Gewichtung dar.
Eine Zweiergruppe aus der Murmelrunde beginnt, stellt ihre Herausforderungen (Runde 1)/ihre Lösungsstrategie (Runde 2) vor und klebt sie an das Whiteboard. Sobald eine andere Zweiergruppe die gleiche Herausforderung/die gleiche Lösungsstrategie hat, ruft sie “Bingo!”, klebt das Post-it an die entsprechende Stelle und ist nun an der Reihe.
So geht es weiter, bis alle Herausforderungen/Lösungsstrategien sortiert am Whiteboard hängen.
Punkten
Ziel: eine Herausforderung auswählen, für die eine Lösungsstrategie besprochen wird
Format: alle gemeinsam
Materialien: Klebepunkte, ein Punkt pro Person
Wie funktioniert’s? Nach dem Bingo kleben alle Teilnehmenden ihren Klebepunkt auf die Herausforderung, für die sie heute eine Lösungsstrategie erarbeiten möchten. Die Herausforderungen, die heute nicht bearbeitet werden, kommen auf den Themenparkplatz.
Konsensbildung
Ziel: gemeinsam eine Lösung für die ausgewählte Herausforderung finden, die von allen Teammitgliedern akzeptiert wird. Die Konsensmethode zielt darauf ab, eine integrative und kooperative Entscheidungsfindung in der Gruppe zu ermöglichen.
Format: alle gemeinsam
Materialien: Abbild der Bingo-Runden, Whiteboard/Flip-Chart, Stifte
Wie funktioniert’s? Durch den Fokus auf Akzeptanz und die Berücksichtigung der Bedenken und Meinungen aller Teammitglieder wird versucht, ein breites Spektrum an Perspektiven einzubeziehen und eine Entscheidung zu finden, mit der alle zufrieden sind.
- Diskussion: Die Gruppe diskutiert das Thema oder die Fragestellung, zu der eine Entscheidung getroffen werden soll. Es werden verschiedene Standpunkte und Meinungen gehört und alle relevanten Informationen werden geteilt.
- Klärung von Bedenken: Während der Diskussion haben alle Mitglieder die Möglichkeit, ihre Bedenken oder Vorbehalte gegenüber der Lösungsstrategien zu äußern. Diese Bedenken werden gehört und von der Gruppe erörtert, um ein besseres Verständnis zu gewinnen.
- Lösungsvorschläge: Die Gruppe entwickelt gemeinsam Lösungsvorschläge, die den Bedenken und Meinungen aller Mitglieder gerecht werden sollen. Diese Vorschläge können durch ein zusätzliches Brainstorming oder eine Diskussion entstehen.
- Konsensfindung: Die Lösungsstrategie wird diskutiert, überarbeitet und angepasst, bis sie von allen Teammitgliedern akzeptiert werden kann. Dabei werden Kompromisse und alternative Lösungswege in Betracht gezogen.
- Zustimmung aller: Um einen Konsens zu erreichen, ist die Zustimmung aller Teammitglieder erforderlich. Jede*r Teilnehmende hat die Möglichkeit, Bedenken oder Einwände zu äußern, die dann von der Gruppe berücksichtigt werden.
- Umsetzung: Sobald ein Konsens erzielt wurde, wird die Entscheidung getroffen, die Lösungsstrategie in die Tat umzusetzen. Alle Mitglieder verpflichten sich, die Entscheidung zu unterstützen und aktiv an der Umsetzung mitzuwirken.
Das Daumensystem
Ziel: im Rahmen des Konsens-Verfahrens schnell und einfach eine Meinung oder Zustimmung zu einer vorgeschlagenen Lösungsstrategie in der Gruppe ausdrücken. Das erleichtert die Kommunikation und trägt zur Transparenz und Einbeziehung aller Stimmen bei.
Format: alle gemeinsam
Materialien: keine
Wie funktioniert’s? Nachdem in der Gruppe eine Lösungsstrategie vorgeschlagen wurde, zeigen alle Teilnehmenden ihren Daumen.
- Daumen hoch bedeutet Zustimmung und Unterstützung für die vorgeschlagene Lösung. Die Person ist mit der Entscheidung einverstanden.
- Daumen runter signalisiert Ablehnung oder Widerstand gegen die vorgeschlagene Lösung. Die Person ist mit der Entscheidung nicht einverstanden.
- Daumen in die Mitte zeigt Unsicherheit oder Bedarf an weiteren Informationen. Die Person hat noch Zweifel und wünscht sich mehr Klarheit oder Diskussion zu dem Thema.
Nachdem alle Teilnehmenden ihren Daumen gezeigt haben, kann die Moderation oder die Gruppe den allgemeinen Konsens anhand der Daumenbewegungen ablesen. Je nach Ergebnis der Abstimmung kann eine weitere Diskussion, Überarbeitung der Lösung oder ein alternativer Vorschlag erforderlich sein, um einen Konsens zu erreichen.
Nicht vergessen: Das Daumensystem ist nur ein Werkzeug und ersetzt nicht die gesamte Konsensbildung. Es sollte in Kombination mit den anderen Schritten der Konsensbildung erfolgen.
Das Check-out
Ziel: Die Gruppe hatdie Möglichkeit, ihre Erfahrungen, Erkenntnisse, Fragen oder Rückmeldungen zu teilen und den Workshop gemeinsam abzuschließen.
Format: alle gemeinsam
Materialien: kleiner Ball, Papier mit Wunsch aus dem Check-in
Wie funktioniert’s? Der Ball wird von Person zu Person geworfen. Jede*r Teilnehmende stellt erneut den Wunsch für die Zukunft in der Runde vor und beschreibt, inwieweit er oder sie diesem Wunsch heute nähergekommen ist. So könnt ihr nicht nur kleine Erfolge feiern, sondern auch Bedarfe für einen Folge-Workshop ermitteln.
Erstellt eine Agenda
Ihr habt nun alle wichtigen inhaltlichen Vorbereitungen getroffen, um eine Agenda zu erstellen. Die Ziele, die ihr euch gesetzt habt, sind der rote Faden eurer Agenda.
Achtet darauf, dass ihr
- eure Zeit realistisch plant und pro Agendapunkt immer einen Puffer von 5 bis 10 Minuten einkalkuliert,
- ausreichend Pausen einplant und
- einen klaren roten Faden verfolgt.
Nachbereitung
Nach dem Workshop ist vor der Nachbereitung! So funktioniert’s:
Feedback und Evaluation: Die Nachbereitung ermöglicht es den Teilnehmenden, Feedback zum Workshop zu geben und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Veranstaltungen zu machen. Eine Evaluierung kann euch also dabei helfen, den Erfolg des Workshops zu bewerten, Lernmöglichkeiten zu identifizieren und das Format für zukünftige Durchführungen anzupassen. Sammelt die Eindrücke aus dem Team:
- Was hat euch am Workshop gefallen?
- Inwieweit hast du dich ernst genommen und in den Prozess integriert gefühlt?
- Wie zufrieden bist du mit den Ergebnissen (Skala von 1 bis 5)? Was könnten wir in Zukunft besser machen?
Seid stets offen, andere Teammitglieder in die Arbeitsgruppe für die Workshops zu integrieren.
Dokumentation/Wissensmanagement: Im Protokoll dokumentiert ihr alles, was besprochen und entschieden wurde. Auch die nächsten Schritte gehören ins Protokoll. Die Nachbereitung unterstützt das Wissensmanagement, indem die gewonnenen Erkenntnisse und Informationen sowie die konkret geplanten Maßnahmen dokumentiert und für zukünftige Referenzen verfügbar gemacht werden. Das erleichtert auch die Weitergabe von Informationen an andere Teammitglieder, die nicht teilgenommen haben. Die Nachbereitung ermöglicht es, die Ergebnisse des Workshops festzuhalten und sicherzustellen, dass sie nicht in Vergessenheit geraten.
Umsetzung. Nach dem Workshop wisst ihr im besten Fall, woran es aktuell hakt und habt eine Lösungsstrategie für eine konkrete Herausforderung erarbeitet. Jetzt gilt es, sie in die Praxis umzusetzen. Durch die Erstellung eines Aktionsplans könnt ihr klare Schritte, Verantwortlichkeiten und Fristen festlegen.
Follow-up-Termine: Um Lösungsstrategien für alle im ersten Workshop identifizierten Herausforderungen zu erarbeiten, muss das Format wiederholt werden. Auch wenn bei den Folgeterminen der Fokus auf den Lösungsstrategien liegt, ist es sinnvoll, beim Check-in kurz zu fragen, ob sich in der Zwischenzeit neue Herausforderungen ergeben haben, die in Zukunft bearbeitet werden sollen.
