In Projekten arbeiten die unterschiedlichsten Menschen eng zusammen, oft über längere Zeiträume. Um ein gut funktionierendes Projektteam zusammenzustellen, braucht es daher viel Feingefühl. Dabei spielen nicht nur fachliche Kompetenzen eine Rolle, sondern auch Soft Skills wie Team- und Kritikfähigkeit. Wir zeigen, was ihr beim Zusammenstellen eines Projektteams beachten solltet.
Passt er oder sie als neues Teammitglied zu uns? Sobald das Ziel und die Aufgabenstellung eines Projektes feststehen, lässt sich diese Frage relativ schnell beantworten – zumindest in fachlicher Hinsicht. In der Ausschreibung für ein Projekt sind schließlich alle anfallenden Tätigkeiten beschrieben, von der technischen Umsetzung eines neuen Spielplatzes über die Öffentlichkeitsarbeit bis hin zur Koordination von Lieferant*innen.
Geht es ums Zwischenmenschliche, ist etwas mehr Fingerspitzengefühl gefragt: Ob aus den unterschiedlichen Charakteren, die sich für ein Projekt bewerben auch ein gutes Team werden kann, lässt sich nicht aus Ausbildung und Berufserfahrung ablesen.
Wie soll dein Team aussehen?
Ein klares Anforderungsprofil ist die Grundlage, um geeignete Bewerber*innen für ein neues Projekt zu finden. Die folgenden Fragen helfen bei der Formulierung:
- Soll es eine Projektleitung mit Weisungsbefugnis gegenüber dem Team geben? Für diese Ausschreibung ist ein eigenes Anforderungsprofil nötig.
- Arbeitet deine Organisation bereits mit einem bestimmten Projektmanagement-Standard (etablierte Methoden und Praktiken zur Durchführung von Projekten)? Falls ja, sollten die Bewerber*innen diesen Standard kennen bzw. Erfahrungen damit haben. Falls nein, sollte die Projektleitung dahingehend fachliche Kompetenzen mitbringen.
- Arbeitet ihr mit agilen Methoden, die mit klar definierten Rollen wie Product Owner oder Scrum Master einhergehen? Dann gehören diese in das entsprechende Anforderungsprofil für die Ausschreibungen.
- Ist eine internationale Zusammenarbeit geplant? Dann sind fürs Anforderungsprofil auch interkulturelle Kompetenzen oder Sprachkenntnisse wichtig.
Besteht dein Team schon zum Teil?
Es ist nicht selbstverständlich, dass Neulinge in ein Team gut integriert werden können: Ihnen fehlt die Teamerfahrung, die alle anderen schon besitzen. Sie müssen sich erst etablieren und eine Teamrolle einnehmen, um akzeptiert zu werden. So kannst du den Integrationsprozess unterstützen:
- Stimme dich frühzeitig mit dem bestehenden Team und ggf. der schon vorhandenen Projektleitung über die fachlich-inhaltlichen Anforderungen an die Bewerber*innen ab.
- Entwickle die Anforderungsprofile mit ihnen gemeinsam. So beziehst du alle mit ein.
- Solche Vorgespräche sind auch hilfreich, um unrealistische Erwartungen zu verhindern oder Befürchtungen zu zerstreuen.
- Falls es bereits eine Projektleitung gibt, sollte sie selbstverständlich aktiv am Auswahlprozess der Bewerbungen (unter Wahrung des Datenschutzes) beteiligt sein.
- Du kannst auch das bereits bestehende Team oder Vertreter*innen mit in das Vorstellungsgespräch nehmen. So können sie sich schon mal ein Bild vom potenziellen Teammitglied machen – und der oder die Bewerber*in kann sich überlegen, ob er oder sie ins Team passen würde.
- Bereitet das Gespräch gemeinsam vor, um Fragen an Bewerber*innen abzustimmen.
- Die bestehende Projektleitung sollte einen Teil der Fragen stellen. So kann sie schon im Bewerbungsgespräch in ihrer Führungsrolle auftreten.
Stellenanzeige: die fachlichen Anforderungen
Um Stellenanzeigen treffend zu formulieren, braucht es konkrete Informationen über die Aufgaben im Projekt. Am besten, du übernimmst sie direkt aus dem Projektentwurf oder dem Projektstrukturplan.
1. Inhaltliche Aufgaben
Für die Stellenbeschreibung gibst du konkret die Tätigkeiten an, die für die Umsetzung des Projekts nötig sind. Beim Neubau eines spendenfinanzierten Spielplatzes können z.B. folgende Aufgaben anfallen:
- Erstellung von Planungsunterlagen für die Spielplatzausstattung
- Durchführung von Ausschreibungsunterlagen für Lieferanten
- Koordination der Genehmigungsverfahren für den Neubau
Nicht vergessen: Es fallen auch Nebentätigkeiten (administrative Tätigkeiten) an, die nicht direkt im Projektplan stehen. Zum Beispiel:
- Erstellung und Pflege von Projektunterlagen
- Organisation der Projektbesprechungen
- Reiseplanung und Terminkoordination
- Abstimmung mit Projektpartner*innen und Sponsor*innen
Es kann sinnvoll sein, eine Person in das Team aufzunehmen, die sich hauptsächlich um administrative Tätigkeiten kümmert. Falls nicht, sollten diese mit anderen Aufgabenstellungen passend kombiniert werden.
2. Fachliche Qualifikation
Die fachliche Qualifikation wird üblicherweise über die Ausbildung(en), Berufs- und Projekterfahrung definiert. Doch du solltest die Anforderungen nicht zu engmaschig anlegen – denn es gibt zahlreiche Generalist*innen, die vielseitig tätig sind. Gerade in Projekten können Quereinsteiger*innen sehr gute Beiträge zum Gesamterfolg leisten. Außerdem können zu strenge Auswahlkriterien auch Bewerber*innen abschrecken. Spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten, die für die anstehenden Projektaufgaben nötig sind, müssen selbstverständlich im Anforderungsprofil enthalten sein.
In unserem Spielplatz-Beispiel könnte das so aussehen:
- “Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit.”
- “Du hast mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Projektarbeit.”
- “Ein sicherer Umgang mit Office-Programmen ist für dich selbstverständlich.”
- “Du besitzt ein gutes technisches Verständnis, um komplexe Zusammenhänge zu erfassen und zu kommunizieren.”
Für die Projektleitung im Spielplatz-Beispiel käme folgendes hinzu:
- “Du hast eine Aus- oder Weiterbildung im Projektmanagement erfolgreich absolviert und kannst eine Zertifizierung oder vergleichbare Qualifikation vorweisen.”
- “Du hast mindestens fünf Jahre Erfahrung als Projektleitung in einer NGO.”
Wichtig: Gib konkret an, was jemand vorweisen muss (ein MUSS-Kriterium) oder was wünschenswert ist (ein KANN-Kriterium). Für die Projektleitung im Spielplatz-Beispiel lässt sich das so formulieren:
- “Du hast mindestens fünf Jahre Erfahrung als Projektleitung.” (MUSS-Kriterium)
- “Von Vorteil ist Projekterfahrung in einer NGO, durchaus auch unter Einsatz von ehrenamtlichen Helfer*innen.” (KANN-Kriterium)
Stellenanzeige: die Soft Skills
Innerhalb eines Projektteams ist es von Vorteil, dass die Mitarbeitenden unterschiedliche informelle Rollen einnehmen (wie etwa Bedenkenträger*in, Wegbereiter*in, Netzwerker*in, Experte/Expertin oder auch Visionär*in). Auch in direktem Zusammenhang mit Projektaufgaben lassen sich bestimmte Soft Skills ableiten – so sind etwa für die Rolle der klassischen Projektleitung Durchsetzungsvermögen und ein sicheres Auftreten wichtig.
All das hat im Anforderungsprofil aber nichts zu suchen. Ob eine Person diese Soft Skills aufweist, sollte sich im Bewerbungsgespräch zeigen. Dagegen ist Erfahrung in Teamführung bzw. Führungskompetenz etwas, das sich nachweisen lässt und daher durchaus im Anforderungsprofil benannt werden sollte.
Insbesondere die folgenden Soft Skills lassen sich aus den Rahmenbedingungen des Projekts ableiten:
- Sprachkenntnisse
- Erfahrungen/Qualifikation in interkultureller Zusammenarbeit
- Führungserfahrungen in Projekten (bei Projektleitung)
- Auslandserfahrungen (bei internationaler Zusammenarbeit)
Was ist grundsätzlich wichtig für ein Projektteam?
Generell gilt: Eine gemeinsame Fehlerkultur ist die Basis für gute Teamarbeit. Wenn mit Fehlern und Kritik gut umgegangen wird, könnt ihr konstruktiv an Lösungen arbeiten. Auch eine offene, gewaltfreie Kommunikation trägt zu einer guten Arbeitsatmosphäre bei.
Die Erfahrung zeigt außerdem, dass heterogene Teams sehr gut zusammenarbeiten können. Eine große Vielfalt an Charakteren, unterschiedlichen Perspektiven und Arbeitsweisen kann die Projektarbeit stark bereichern. Wichtig ist dabei, dass alle Teammitglieder gut und wertschätzend miteinander umgehen und für andere Sichtweisen offen sind.
10 Fragen an Bewerber*innen, um herauszufinden, ob sie ins Team passen:
- “Kannst du etwas über dich erzählen?”
Diese allgemeine Frage kann dabei helfen, dein Gegenüber besser kennen zu lernen – auch um zu überlegen, ob sie eine geeignete Verstärkung des Projektteams sein könnte. - “In welchen Bereichen siehst du deine Stärken?”
Die Antwort hilft dir dabei, zu erfahren, ob das Profil deines Gegenübers zu den Anforderungen der Position im Projekt passt. - “Wie reagierst du auf Kritik?”
Hier kannst du eventuell herausbekommen, ob jemand mit sachlicher Kritik umzugehen weiß und kritisches Feedback nicht sofort persönlich nehmen würde. - “Warum bist du die ideale Besetzung für dieses Projekt?”
Die Antwort verrät etwas über die Selbsteinschätzung: Wie gut hat sich der oder die Bewerber*in mit der Projektbeschreibung vertraut gemacht? - “An welches Projekt erinnerst du dich am liebsten und warum?”
Hier verrät dir dein Gegenüber eventuell etwas über seine oder ihre Zielorientierung, die Einschätzung der eigenen Teamfähigkeit und die Motivation für Projektarbeit. - “Was wäre für dich die ideale Rolle im Projekt?”
Die Antwort kann deutlich machen, was der oder die Bewerberin von der ausgeschriebenen Stelle erwartet und wie er oder sie sich die Projektarbeit vorstellt. - “Wodurch motivierst du dich selbst?”
Die Antwort kann zeigen, ob jemand auch Durststrecken innerhalb eines Projekts bewältigen kann oder ob dein Gegenüber eher ergebnisorientiert aufgestellt ist. - “Warum arbeiten Kolleg*innen gerne mit dir zusammen?”
Hier erfährst du eventuell etwas über die (positive) Einstellung des Bewerbers bzw. der Bewerberin zu Teamarbeit oder über seinen/ihren kollegialen Arbeitsstil. - “Wie gehst du mit Fehlern um?”
Die Antwort kann Aufschluss darüber geben, welche Fehlerkultur dein Gegenüber vertritt und ob es offen mit Fehlern umgehen kann. - “Wie findest du es, wenn sich deine Aufgaben oder die Rahmenbedingungen ändern?”
Die Antwort hilft dir, einzuschätzen, ob Flexibilität und eine positive Einstellung zu Veränderungen zu den Stärken deines Gegenübers gehören.
