Lebt eure Non-Profit von Spenden, zumindest zum Teil? Dann ist es wichtig, die rechtlichen Voraussetzungen zum Sammeln und Buchen von Spenden zu kennen. Wir geben einen kurzen Überblick über die Rechtslage.

Stand: November 2024

Warum ist die rechtliche Definition von Spenden wichtig?

Hintergrund ist das Steuerrecht. Eine Spende an eine gemeinnützige Organisation ist für beide Seiten, Spender*in wie Non-Profit, steuerlich begünstigt.

Wer spendet, kann dadurch Steuern sparen. Genauer gesagt: Spender*innen können den gespendeten Betrag oder Wert von dem Einkommen abziehen, auf das sie Steuern zahlen. Allerdings gilt das nur bis zu einer bestimmten Grenze. Bei Privatleuten liegt sie bei 20 Prozent der Einkünfte.
Wenn ihr als gemeinnützige Organisation Spenden erhaltet, müsst ihr selbst auf diese Form des Einkommens keine Steuern entrichten: keine Einkommensteuer, keine Körperschaftssteuer und keine Umsatzsteuer. Voraussetzung: Eure Non-Profit ist vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt und ihr verwendet die Spende auch für gemeinnützige Zwecke.

Wann liegt eine Spende vor?

Entscheidend ist: Es muss sich auch aus Sicht des Finanzamts um eine Spende handeln. Das hängt von einer Reihe an Voraussetzungen ab. Diese lassen sich in drei Punkten zusammenfassen:

Voraussetzung 1: keine Gegenleistung
Bei einer Spende muss es sich um eine „unentgeltliche Zuwendung” handeln. Sie darf nicht an eine Gegenleistung geknüpft sein. Eine vermeintliche Spende mit vereinbarter bzw. tatsächlich erfolgter Gegenleistung ist nicht uneigennützig und damit auch keine Spende mehr.
Voraussetzung 2: Freiwilligkeit
Eine Spende im Sinne des Steuerrechts liegt nur vor, wenn die Spender*innen nicht zur Zuwendung verpflichtet waren, etwa bei „Pflichtspenden” (siehe unten).
Voraussetzung 3: steuerbegünstigter Zweck
Eine steuerbegünstigte Spende muss für einen steuerbegünstigten Zweck verwendet werden. Das sind gemäß Abgabenordnung „gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke”. Eure Non-Profit als Empfängerin muss vom Finanzamt als gemeinnützig (oder mildtätig bzw. kirchlich) anerkannt sein und die Zuwendung für satzungsgemäße Zwecke einsetzen.

Was kann gespendet werden – und was nicht?

Auch bei der Frage, was alles als Spende zählen kann, macht das Steuerrecht klare Vorgaben:

Bei Geld ist die Sache unkompliziert: Ein Geldbetrag ist die einfachste Form, etwas zu spenden.
Sachspenden sind ebenfalls möglich. Dann ist aus steuerlicher Sicht der Wert der Sachspende ausschlaggebend.

Sachspenden eines Unternehmens stellen allerdings eine „unentgeltliche Wertabgabe” dar. Wenn das Unternehmen sich beim Einkauf die darauf bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten ließ, dann ist die Sachspende umsatzsteuerpflichtig. Das Unternehmen muss auf die Sachspende Umsatzsteuer abführen, so als wären die Sachen verkauft worden. Deren Höhe berechnet sich nach dem fiktiven Einkaufspreis der Sache zum Zeitpunkt der Spende.

Unter Umständen ist es für das Unternehmen deshalb vorteilhafter, wenn es euch die Sachspende zu einem sehr geringen Preis verkauft. Dann richtet sich die Umsatzsteuer nach diesem Preis. Der erzielte Preis unter Marktwert kann dann zusätzlich gespendet werden: Da in diesem Fall Geld gespendet wird, fällt darauf keine Umsatzsteuer an.

Anders ist es, wenn die Sachspende nur noch „vermindert verkehrsfähig” ist, also nur noch eingeschränkten Verkaufswert hat. Beispiele dafür sind Nahrungsmittel kurz vor dem Verfallsdatum, Mode aus der Vorsaison oder Waren mit Verpackungsfehlern. In diesem Fall verringert sich die Umsatzsteuer entsprechend dem Verkaufswert.
Arbeitsleistungen und Dienstleistungen können nicht direkt gespendet werden. Spenden von „Nutzungen und Leistungen” schließt das deutsche Steuerrecht aus. Dafür sind Aufwandsspenden und Rückspenden möglich: Dabei verzichten die Spender*innen auf den Betrag, der ihnen für eine Ausgabe, eine Arbeitsleistung oder eine Dienstleistung zusteht, und spenden ihn an die Non-Profit.

Ein Beispiel: Die Web-Designerin, die eine Informations-Website für ein Naturschutzprojekt erstellt, kann zwar ihre Arbeitszeit oder Arbeitsleistung nicht direkt als Spende buchen. Sie kann jedoch, wenn sie beauftragt wurde und Anspruch auf Bezahlung hat, diesen Betrag spenden, indem sie auf das Geld verzichtet. Mehr dazu steht im Beitrag „Aufwandsspenden und Rückspenden als Fundraisingmaßnahme”.

Sonderfall: Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren

Hat eure gemeinnützige Non-Profit Mitglieder, zum Beispiel als Verein? Dann können sie in vielen Fällen auch die Mitgliedsbeiträge und mögliche Aufnahmegebühren von der Steuer abziehen, und ihr könnt dafür Zuwendungsbestätigungen ausstellen.

Hier gibt es allerdings wichtige Ausnahmen. Bei bestimmten gemeinnützigen Satzungszwecken sind Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren nicht abzugsfähig. Das gilt bei folgenden gemeinnützigen Zwecken:

Förderung des Sports (und damit für Sportvereine aller Art)
„kulturelle Betätigungen, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen“ – gemeint sind unter anderem Kunstvereine, in denen die Mitglieder selbst malen, oder Chorvereinigungen, deren Mitglieder dort dem Singen als Hobby nachgehen
„Heimatpflege und Heimatkunde“ sowie „Ortsverschönerung“
Tierzucht, Pflanzenzucht, Hundesport und Kleingärtnerei
traditionelles Brauchtum wie bei Karnevalsvereinen
Reservistenbetreuung
Freifunk und Modellflug

Es genügt, dass einer dieser Zwecke vorliegt, damit Mitgliedsbeiträge steuerlich nicht anerkannt werden. Die Liste steht im Einkommensteuergesetz.

Die Spendenbescheinigung

Damit Spender*innen ihre Spende steuerlich geltend machen können, muss eure Non-Profit die Zuwendung korrekt bescheinigen.

Beträgt der Wert oder der Betrag der Spende weniger als 300 Euro, genügt eine vereinfachte Zuwendungsbestätigung. Diese besteht aus der Buchungsbestätigung oder einem Einzahlungsbeleg der Bank, wenn daraus hervorgeht, an wen die Spende geht, von wem sie kommt, wie hoch der Betrag ist und wann sie gebucht wurde.

Bei einem gemeinnützigen Verein als Empfänger ist zusätzlich ein Beleg erforderlich, der die Verwendung für einen gemeinnützigen Zweck bestätigt und klarstellt, dass es sich um eine Spende und nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt.
Für Zuwendungsbestätigungen bei größeren Spenden hält die Bundesfinanzverwaltung amtliche Vordrucke für Sachspenden und Geldspenden sowie für Sammelbestätigungen bei Mehrfach-Spender*innen bereit. Auch die Finanzverwaltungen der Bundesländer bieten entsprechende Muster-Spendenbescheinigungen zum Download an, beispielsweise die von Bayern.
Spendenbescheinigungen müssen den amtlichen Vorgaben genau entsprechen. Zusätze oder Hinweise wie etwa eine Dankesformel gefährden den Steuerabzug! Deshalb sollte man keine eigenen Formulare aufsetzen, außer bei der vereinfachten Zuwendungsbescheinigung.
Zur Ausstellung beziehungsweise Unterschrift berechtigt sind nur Personen, die die Non-Profitgemäß Satzung nach außen vertreten dürfen, zum Beispiel Vereinsvorstände.
Immerhin: Auf Papier ausdrucken und per Post verschicken müsst ihr eure Spendenbescheinigungen nicht. Das Finanzamt akzeptiert auch digital übermittelte Spendenbescheinigungen, und zwar als schreibgeschützte PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Voraussetzung ist eine eingescannte Unterschrift. Bei Sachspenden wird diese Form der Spendenbescheinigung nicht anerkannt. Außerdem muss dem Finanzamt vorher angezeigt werden, dass die Spendenbescheinigungen elektronisch versandt werden.
Eure Non-Profit sollte eine Kopie jeder Spendenbescheinigung aufbewahren. Der Spende beziehungsweise Bescheinigung muss sich in der Buchhaltung die entsprechende Buchung zuordnen lassen.

Wichtig für Spendende: Wie viel darf man steuerfrei spenden?

Man kann entweder als Privatperson oder als Unternehmen bzw. Selbstständige*r spenden. In beiden Fällen ist die Höhe des Gesamtbetrags, den man steuerfrei spenden kann, begrenzt.

Die Grenze liegt grundsätzlich bei 20 Prozent der gesamten Einkünfte des betreffenden Jahres. Wer ein Brutto-Jahreseinkommen von 50.000 Euro ohne weitere Einkünfte hat, kann gemeinnützige Non-Profits mit maximal 10.000 Euro unterstützen, ohne darauf Einkommensteuer zu bezahlen.
Unternehmen und Selbstständige können alternativ eine zweite Grenze nutzen: bis zu 4 Promille der Summe aus dem gesamten Jahresumsatz und des Gesamtlohnbetrags.
Bei einem Betrieb, der eine Million Euro als Jahresumsatz erzielt und seinen zehn Mitarbeitern in dem Jahr insgesamt 360.000 Euro im Jahr an Gehältern bezahlt, ergibt das ein mögliches steuerfreies Spendenvolumen von 5.440 Euro. Das kann das Unternehmen selbst dann ausschöpfen, wenn es einen keinen Gewinn erzielt.

Die Rechtsgrundlage sind § 10b EStG für die Einkommensteuer und § 9 Abs.1 Nr. 2 KStG für die Körperschaftsteuer, also etwa bei einer GmbH oder AG, die eure Arbeit unterstützen.

Offizielles Verzeichnis: Zuwendungsempfängerregister

Seit Jahresbeginn 2024 gibt es ein offizielles Verzeichnis aller gemeinnützigen Non-Profits, die steuerbegünstigte Spenden entgegennehmen dürfen: das Zuwendungsempfängerregister. Dort ist unter anderem ihr Namen, die Adresse, der Satzungszweck und das Datum des letzten Steuerbescheids über die Gemeinnützigkeit verzeichnet.

Hat eure Non-Profitseinen Sitz in Deutschland? Dann braucht ihr für den Eintrag nichts zu tun. Die erforderlichen Daten wurden beziehungsweise werden vom zuständigen Finanzamt ans Bundeszentralamt für Steuern übertragen. Es führt das Register. Überprüft bei Gelegenheit, ob eure Angaben korrekt sind.
Anders sieht es bei Non-Profits aus einem anderen Staat der EU oder des EWR aus, die in Deutschland um Spenden werben. Sie werden unter bestimmten Voraussetzungen in das Register aufgenommen. Dazu müssen sie aktiv einen Antrag stellen und unter anderem nachweisen, dass ihre Arbeit einem nach deutschem Recht gemeinnützigen Zweck dient.

Vorteil der Eintragung: Auch ausländische Non-Profits können damit Spendenbescheinigungen an deutsche Spender*innen ausstellen. Bisher mussten Spendende in solchen Fällen dem Finanzamt selbst die Gemeinnützigkeit der ausländischen Organisation nachweisen, nachdem sie gespendet hatten.

Weitere Informationen zum Register einschließlich von Hinweisen für ausländische Organisationen hat das Bundeszentralamt für Steuern zusammengestellt.

In der Zukunft wird das Zuwendungsempfängerregister auch eine Kontonummer der Non-Profits umfassen. Und es soll weiter ausgebaut werden: Geplant ist eine Plattform, die nicht nur die möglichen Spenden-Empfänger*innen auflistet, sondern auch die Abwicklung der Spenden ermöglicht. Damit werden diese dann direkt der Finanzverwaltung bekannt, so dass sie jeden Spendenvorgang überprüfen kann. Dies ist ein Grund mehr für Non-Profits, mögliche Stolperfallen konsequent auszuräumen.

Typische Stolperfalle: Sponsoring

Sponsoring und Spenden werden leicht verwechselt.

Beispiel: Ein lokales Unternehmen überlässt dem Verein, der sich für die Renaturierung eines Feuchtgebiets einsetzt, für eine große Info-Veranstaltung eine mobile Halle und gibt außerdem Geld dazu. Im Gegenzug setzt der Verein den Namen und das Logo des Unternehmens groß auf die Ankündigungsplakate und platziert einen Werbeaufsteller.

Problem: Weder die Überlassung der Halle noch der Geldbetrag sind eine Spende. Es handelt sich um Sponsoring. Eine Sponsoring-Leistung muss vom Verein anders gebucht werden (im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder der Vermögensverwaltung statt im ideellen Bereich). Das Unternehmen hat Umsatzsteuer zu entrichten.

Wichtig: Die Gegenleistung der Non-Profit muss beim Sponsoring wertmäßig nicht der Leistung des Sponsors entsprechen, um problematisch zu sein. Es genügt bereits, wenn der Sponsor im Gegenzug zu einer großzügigen Zuwendung im oberen Bereich von Plakaten oder Flyern mit Logo erwähnt oder auf der Website verlinkt wird.

Typische Stolperfalle: obligatorische Spenden

Ein obligatorischer „Spendenaufschlag” ist ebenfalls kritisch. Wenn der Theaterverein die Karten für seine Sommeraufführung mit einem Aufschlag von zwei Euro verkauft, die dem örtlichen Kulturhaus zugutekommen, dann ist dies keine Spende. Zum einen steht dem Eintrittsgeld die Aufführung als Gegenleistung gegenüber. Zum anderen erfolgt die Spende nicht freiwillig.

„Pflichtspenden” als Bedingung einer Erbschaft oder einer Schenkung werden vom Finanzamt ebenfalls nicht anerkannt. Da die Weitergabe nicht freiwillig erfolgt, stellt sie steuerrechtlich keine Spende dar.

Typische Stolperfalle: Mittelfehlverwendung

Die Verwendung von Spenden außerhalb des gemeinnützigen Zwecks ist ein weiterer typischer Stolperstein. Wenn das Geflüchteten-Hilfsprojekt einen Teil seines Spendenaufkommens dazu nutzt, um den Freiwilligen nach harten Einsatzwochen ein Wellness-Wochenende zu spendieren, oder wenn Spendengelder ins Vereinscafé und damit in einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gesteckt werden, sorgt das für Ärger. Das Finanzamt wird die Spendenquittung nicht anerkennen und die Non-Profitmuss die Zahlung als Einnahme verbuchen.

Non-Profits dürfen Spenden auch nicht einfach auf die hohe Kante legen, d.h. als langfristiges Vermögen ohne Zweckbindung bunkern – sie müssen grundsätzlich zeitnah verwendet werden (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Ausnahme: Die Mittelverwendung durch „Zuführung zum Vereinsvermögen” wurde von den Spender*innen zum Zeitpunkt der Zuwendung ausdrücklich autorisiert.

Spenden für einen bestimmten Zweck sind erlaubt

Solange keine Gegenleistung erfolgt, sind auch zweckgebundene Spenden steuerfrei. Das hat der Bundesfinanzhof bestätigt.

In dem dort verhandelten Fall hatte eine Frau einem Tierheim 5.000 Euro gespendet. Der Betrag sollte einem bestimmten Schäferhund zugutekommen, der als nicht vermittelbar eingestuft worden war. Mit dem Geld der Frau wurde der Hund dauerhaft in einer Tierpension untergebracht. Das Finanzamt hatte sich geweigert, die Zahlung als Spende anzuerkennen. Dagegen klagte die Frau mit Erfolg.

Haftung für Spenden

Wenn eure Non-Profitunberechtigt eine Spende bescheinigt und das Finanzamt daraufhin den Spendenden eine Steuerermäßigung einräumt, droht euch die Haftung für den entgangenen Steuerbetrag: Ihr müsst dann gegenüber dem Finanzamt dafür geradestehen.

Die Haftung tritt ein, wenn die Spende in Wirklichkeit niedriger war bzw. gar keine Zuwendung erfolgt ist, wenn statt einer Spende Sponsoring vorlag, wenn eine andere spendenrechtliche Anforderung nicht erfüllt war oder wenn ihr die Spende nicht für gemeinnützige Zwecke verwendet habt. Voraussetzung ist, dass die falsche Bescheinigung grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich ausgestellt wurde.

Die Höhe der entgangenen Steuer wird pauschal mit 30 Prozent angesetzt. Eine Non-Profit haftet selbst dann, wenn die fehlerhafte Spendenbescheinigung von den Spendenden gar nicht zum Steuersparen verwendet wurde.

Kommt es zur Spendenhaftung, droht den Verantwortlichen eures Non-Profits, dass sie persönlich in Regress genommen werden. Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Fehlern von Verantwortlichen hat die gemeinnützige Organisation Anspruch auf Schadenersatz. Diesen Anspruch muss sie sogar durchsetzen. Ansonsten gefährdet sie ihre Gemeinnützigkeit, weil sie eine Forderung und damit Vermögen des Non-Profits nicht für gemeinnützige Zwecke verwendet.