Zum Jahreswechsel treten neue Regelungen in Kraft, die auch Non-Profits betreffen – von der E-Rechnungspflicht bis zur Möglichkeit, Vereinsbeschlüsse digital zu fassen. Was sich ändert und wie ihr euch jetzt vorbereiten könnt.
Stand: Dezember 2024
1. Seid ihr darauf eingestellt, E-Rechnungen zu erhalten?
Ab dem 01. Januar 2025 sollte eure Organisation E-Rechnungen verarbeiten können. Damit sind nur Rechnungen in einem „strukturierten elektronischen Format“ gemeint: XML-Dateien in bestimmter Form. Word- oder konventionelle PDF-Dokumente gehören nicht dazu.
Eure Non-Profit muss ihre Ausgangsrechnungen zwar erst einmal noch nicht in der neuen Form verschicken. Dafür gilt mindestens bis Ende 2026 eine Übergangsfrist. In vielen Fällen reicht sie sogar bis 2027. „Kleinunternehmer“ im Sinne des Umsatzsteuerrechts einschließlich von Zweckbetrieben oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben müssen gar keine E-Rechnungen erstellen. Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen für Verbraucher*innen könnt ihr ebenfalls weiterhin auf Papier oder in PDF-Form ausstellen.
Aber es kann sein, dass eure eigenen Lieferant*innen oder Dienstleistenden euch XML-Rechnungen schicken. Die solltet ihr dann auslesen und im Originalformat archivieren können. Ihr braucht also eine entsprechende Software, zum Beispiel ein Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen unterstützt. Ausführlichere Infos zum Thema gibt’s hier:
2. In Zukunft sind Vereinsbeschlüsse auch per E-Mail oder Chat möglich
Das „oberste Organ“ in einem Verein ist die Mitgliederversammlung. Ihre Mehrheitsbeschlüsse stehen über den Entscheidungen des Vorstands. Mit ausreichender Mehrheit kann sie sogar die Satzungsziele ändern.
In beiden Fällen sieht das Gesetz eine Alternative zur Abstimmung während der Mitgliederversammlung vor. Beschlüsse können auch dadurch gefasst werden, dass jedes Mitglied des Vereins schriftlich seine Zustimmung erklärt. Bei einer Änderung des Satzungszwecks können Vereinsmitglieder ebenfalls schriftlich zustimmen. Mehr dazu:
Die schriftliche Zustimmung von Mitgliedern zu Beschlüssen oder geänderten Satzungszwecken musste bisher in Schriftform erfolgen: mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Daneben war nur eine qualifizierten elektronische Unterschrift oder die Beglaubigung durch eine*n Notar*in gültig.
Das hat sich geändert. Das „Vierte Bürokratieentlastungsgesetz“ hat in beiden Fällen die Textform zugelassen. „Textform“ steht für eine „lesbare Erklärung“ mit Namensnennung auf einem „dauerhaften Datenträger“ (§ 126b BGB).
Praktisch bedeutet das: Selbst wichtige Beschlüsse im Verein können getroffen werden, ohne dass die Mitglieder sich an einem Ort zusammenfinden. Alternativ können sie zum Beispiel per E-Mail oder sogar per Chat oder SMS ihre Zustimmung bekunden. Voraussetzung ist, dass die E-Mails oder sonstigen digitalen „Erklärungen“ dauerhaft gespeichert werden, sich unverändert wiedergeben lassen und eindeutig zuordenbar bleiben. Außerdem müssen, wie bisher schon, alle Mitglieder zustimmen, wenn ein Vereinsbeschluss auf diesem Weg statt durch Abstimmung bei einer Vereinsversammlung getroffen wird.
Zusammen mit der Möglichkeit, Vereinsversammlungen ganz oder teilweise online abzuhalten, wird die Beschlussfassung in Vereinen so etwas mehr in der digitalen Gegenwart verankert.
3. Wirtschaftsidentifikations-Nummer für wirtschaftlich tätige Non-Profits
Falls eure Non-Profit „wirtschaftlich tätig“ ist, erhaltet ihr in naher Zukunft eine neue, zusätzliche Steuernummer: die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Das betrifft euch, wenn ihr zum Beispiel Sponsoring-Verträge habt, Werbeflächen oder Übungsräume verpachtet, einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb führt oder mit einem Zweckbetrieb Umsätze erzielt.
Der Aufbau der W-IdNr. Wirtschafts-Identifikationsnummer folgt dem der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): dem Länderkürzel „DE“ folgen neun Ziffern. Dazu wird bei der Wirtschafts-Identifikationsnummer die Folge „-00001“ angefügt.
- Wenn ihr bereits eine USt-IdNr. habt, wird daraus ab dem 03. Dezember 2024 auch eure W-IdNr.
- Hattet ihr bisher nichts mit Umsatzsteuer zu tun und besitzt auch keinen „Kleinunternehmer“-Status? Dann bekommt ihr eure W-IdNr. von der Finanzverwaltung neu zugewiesen und über die Steuerplattform Elster mitgeteilt. Ihr selbst braucht nichts zu tun.
Die neue, zusätzliche Steuernummer wird nicht nur an Non-Profits mit irgendeiner Form von wirtschaftlicher Aktivität vergeben, sondern auch an Unternehmen und Selbstständige. Ziel ist es, eurer Non-Profit ein festes Identifikationsmerkmal für die gesamten Vorgänge in der Steuerverwaltung zu geben.
4. Rücklagen werden nach Planungsvorschau beurteilt
Gemeinnützige Non-Profits haben die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung: Bis auf bestimmte Ausnahmen sollen sie Einnahmen jeweils bis Ende der übernächsten Jahres für den gemeinnützigen Zweck einsetzen. Einfach alles Geld langfristig investieren, um dauerhaft Zinsgewinne zu erzielen, dürfen sie nicht.
Ursprünglich sollte die zeitnahe Mittelverwendung durch Streichung von § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO sowie § 62 AO komplett wegfallen. Das war Teil des ursprünglichen Entwurfs des Steuerfortentwicklungsgesetzes. Doch diese Änderung wurde bereits vom Bundesrat kritisiert. Selbst wenn das Gesetz noch verabschiedet werden sollte, dann aller Voraussicht nach ohne diese Passage.
Dagegen hat das Jahressteuergesetz 2024 eine kleine Anpassung bei den Rücklagen von gemeinnützigen Non-Profits vorgenommen. Solche Ausnahmen von der zeitnahen Mittelverwendung sind unter anderem dann zulässig, wenn dies zur nachhaltigen Erfüllung der Satzungszwecke notwendig ist. Für die Beurteilung dieser Frage ist nun ausdrücklich der „Stand der Planung zum Zeitpunkt der Rücklagenbildung“ entscheidend. Stellt sich erst im Nachhinein heraus, dass die Rücklage doch nicht erforderlich war, ist die Gemeinnützigkeit nicht gefährdet.
5. Wiedereingeführt: die Wohngemeinnützigkeit
Der Katalog an gemeinnützigen Zwecken in § 52 Abs. 2 AO wurde ebenfalls durch das Jahressteuergesetz 2024 um eine neue Nr. 27 ergänzt: die „Förderung wohngemeinnütziger Zwecke“. Sie besteht darin, dass gemeinnützige Unternehmen, Vereine und Stiftungen Bedürftigen Wohnraum dauerhaft zu Mieten unter dem Marktniveau überlassen. Das ist nun explizit als gemeinnütziger Zweck festgeschrieben.
Die Bedürftigkeit kann sich neben körperlicher, geistiger oder seelischer Hilfsbedürftigkeit vor allem auf ein geringes Einkommen beziehen: bis maximal das Fünffache der Sozialhilfe, bei Alleinerziehenden und Alleinstehenden das Sechsfache. Diese Bedürftigkeit muss nur bei Beginn des Mietvertrags bestehen. Die Wohnungen sollen unter dem örtlichen, marktüblichen Mietniveau und ohne Gewinnaufschlag vermietet werden. Rechtsgrundlage ist die Änderung der Abgabenordnung durch Art. 117 Jahressteuergesetz 2024.
6. Anhebung der Höchstgrenzen für Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren gemeinnütziger Vereine
Die Finanzverwaltung gibt Höchstgrenzen dafür vor, was gemeinnützige Vereine an Mitgliedsbeiträgen, Aufnahmegebühren und Investitionsumlagen verlangen dürfen. Setzt ein Verein höhere Beträge fest, fördert er die Allgemeinheit nicht mehr. Daran scheitert dann die Gemeinnützigkeit.
Die entsprechenden Werte wurden vor kurzem angehoben:
- Als Jahres-Mitgliedsbeitrag können nun maximal 1.440 Euro festgelegt werden. Zuvor waren es 1.023 Euro.
- Aufnahmegebühren sind nun bis zu einer Höhe von 2.200 Euro möglich anstatt von maximal 1.543 Euro.
- Investitionsumlagen auf die Mitglieder können jetzt statt 5.113 Euro bis zu 7.200 Euro betragen.
Rechtsgrundlage ist das BMF-Schreiben vom 06. 08. 2024.
