Effektives Projektmanagement heißt, innerhalb eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens ein vorab definiertes Ziel zu erreichen – ohne viele Federn zu lassen. Eine Anleitung
Aus über 3.000 Organisationsanalysen, die wir bei PHINEO seit 2010 vorgenommen haben, wissen wir, dass die meisten Fehler bei der Projektplanung und während des Projektstarts gemacht werden. Und dass sich diese Fehler anschließend meist fortsetzen.
Die vier häufigsten Probleme sind:
- Die Zielgruppen sind nicht exakt genug definiert
- Die Projektziele sind zu vage und dadurch kaum oder nur mit sehr viel Aufwand messbar
- Es fehlt an Indikatoren, die anzeigen, wenn die Ziele erreicht sind bzw. es gibt Indikatoren, aber die sind ungeeignet
- Das Monitoring wird nebenher oder gar nicht betrieben, und eine Evaluation erfolgt allenfalls nach Projektabschluss (also dann, wenn die Ergebnisse nicht mehr für die Steuerung genutzt werden können)
Wie gut es um diese Aspekte bei euch bestellt ist, könnt ihr mit dem Wirkometer testen. Das Wirkometer erstellt auf Basis von 20 Fragen und Antworten ein aussagekräftiges Bild zum aktuellen Zustand eines Projekts.
Zielgruppen festlegen: Wen genau wollt ihr erreichen?
Ein Projekt, das eine soziale Wirkung erzielen will, kann nur dann erfolgreich sein, wenn es eine fest umrissene Zielgruppe anspricht.
Gemäß Definition sind Zielgruppen Personen, Personengruppen, Organisationen oder Systeme, bei denen man etwas verändern – bewirken – möchte. Diese können zudem einem geografisch definierten Gebiet zugeordnet werden, beispielweise einer Stadt, einzelnen Bezirken, einer Region etc.
Im Organisationsalltag sind die Zielgruppenbeschreibungen nur selten so ausdifferenziert, wie es erforderlich wäre. Oft bleiben Zielgruppendefinitionen zu unscharf – entweder geraten sie zu umfangreich (“Zielgruppe: alle”) oder zu diffus (“bildungsinteressierte Senior*innen ab 60 Jahren in Hamburg und Umgebung”, denn wie definiert sich “bildungsinteressiert” und wie weit reicht die “Umgebung”?).
Auch um Ziele, Meilensteine und Angebote eines Projekts hinreichend solide planen zu können, sollten die Zielgruppen so genau wie möglich beschrieben werden. Dabei ist Balance gefragt: Die Zielgruppen dürfen nicht so riesig geraten, dass es euch schwerfällt, ein Projekt um sie herum zu planen; und zugleich sollten sie aber auch nicht so eng definiert sein, dass die Merkmale nur auf eine Handvoll Personen zutreffen.
Viele Organisationen und Vereine bespielen verschiedene oder auch mehrere Zielgruppen – etwa ein Verein, der wochentags Schüler*innen naturnahes Gärtnern beibringt, am Wochenende gegen kleines Entgelt Imker-Kurse gibt und zugleich politische Lobbyarbeit für Klimaschutz ausübt. Bei derlei Zielgruppen-Konstellationen ist besondere Sorgfalt gefragt: Denn jede Zielgruppe erhöht zugleich die Komplexität und die Wahrscheinlichkeit, dass bereits die Projektplanung schief gerät, weil sich Annahmen über verschiedene Zielgruppen ungünstig vermengen.
Bei der Eingrenzung der Zielgruppe helfen euch diese Fragen:
- Wer gehört zur Zielgruppe, welche Individuen sprecht ihr an?
- Wo wohnt die Zielgruppe, wie groß ist das Einzugsgebiet?
- Wie alt sind die Personen, welche körperlichen oder ähnlichen Merkmale besitzen sie? Welchen Bildungsstatus haben sie?
- Wie lässt sich die soziale Situation der Zielgruppe beschreiben, wie die familiäre, wie die finanzielle?
- Muss die Zielgruppe mit besonderen Herausforderungen umgehen, lebt sie z.B. in prekären Verhältnissen, ist sie vulnerabel etc.?
- Welchen Problemen sieht sich die Zielgruppe gegenüber? Welche Potenziale hat sie?
Zielgruppenbeschreibungen, die auf solchen Fragen fußen, rücken häufig die Probleme und Defizite der Zielgruppe in den Fokus. Mindestens ebenso wichtig ist es aber, auf die positiven Aspekte zu achten:
- Welche Hoffnungen und Wünsche besitzt die Zielgruppe?
- Welche Perspektiven, Potenziale und Entwicklungsmöglichkeiten hat sie?
- Welche Ressourcen, Talente und Stärken bringt die Zielgruppe mit?
Während der Projektplanung, vor allem aber während des Projektverlaufs, solltet ihr die Zielgruppendefinition regelmäßig prüfen und anpassen. Gelegentlich erweisen sich anfangs getroffene Annahmen im Projektverlauf als überholt oder gar falsch.
Auch die warmherzigsten Absichten sind wenig wert, wenn sie auf kein konkretes Ziel einzahlen.
Ziele definieren: Was wollt ihr bewirken?
Bei gemeinnützigen Projekten ist häufig von “Wirkungszielen” die Rede, weil die Gleichung tendenziell so lautet: “Ziel” = “beabsichtigte Wirkung”. Ziel und Wirkungsziel meinen daher in vielen Fällen dasselbe.
Vereine und Non-Profits verfolgen üblicherweise zwei Arten von Wirkungszielen:
- Wirkungsziele bezogen auf die Zielgruppen (sogenannte “Outcomes”) im Sinne von: Was wollt ihr bei euren Zielgruppen konkret verändern und bewirken?
- Wirkungsziele bezogen auf die Gesamtgesellschaft (der sogenannte “Impact”) im Sinne von: In welchem Maße führt die Arbeit mit den Zielgruppen auch zu positiven Änderungen in der Gesamtgesellschaft?
Wirkungsziele bilden damit die Basis für ein solides Projektmanagement in Vereinen & NGOs. Die Wirkungsziele allein bestimmen, welche Aufwände und Ressourcen notwendig sind und wie der Projektplan aussieht. Daher gilt: Ohne Wirkungsziel gibt es keinen Projekterfolg!
Gut formulierte Wirkungsziele helfen euch,…
- das Projekt zu steuern: Wenn Wirkungsziele so formuliert sind, dass jeder Mitarbeitende genau weiß, was zu tun ist, bleibt das Projekt eher auf Kurs bzw. werden Abweichungen schneller sichtbar.
- Kennzahlen und Daten zu monitoren: Gibt es keine Wirkungsziele, könnt ihr Monitoring & Evaluation kaum oder gar nicht planen und wisst daher auch nicht, wann und ob ein Ziel erreicht oder verfehlt wurde.
- das Fundraising anzukurbeln: Förder*innen lassen sich mit präzise formulierten Wirkungszielen leichter überzeugen.
- Kolleg*innen zu motivieren: Wenn ihr eure Wirkungsziele kennt und euch mit diesen identifiziert, bleibt ihr auch dann motiviert, wenn ihr mal ein Ziel oder eine Etappe nicht erreicht.
Im Alltag allerdings arbeiten viele NGOs und Vereine mit unscharfen Zielen. Sie tun das weniger aus Absicht oder aus einer allgemeinen Unkenntnis heraus. Vielmehr erscheinen ihnen die Wirkungsziele häufig derart offenkundig, dass ein konsequenter und teils kraftraubender Zielfindungsprozess vernachlässigt wird (“Wir machen ja schon so viel Gutes, und wir wissen alle, dass wir uns um das Wohlergehen von Kindern kümmern!”).
Häufig stellt sich nach einiger Zeit heraus, dass die Wirkungsziele doch nicht so deutlich sind wie angenommen – und die Zielbestimmung startet quasi bei null. Im schlechtesten Fall wurden dann bereits Ressourcen ausgegeben. Daher gilt: Jede Stunde, die ihr in die Erarbeitung exakter Wirkungsziele investiert, macht sich später bezahlt!
Ein effektives Projektmanagement basiert hauptsächlich auf einem soliden Projektplan. Darin sind Wirkungsziele, Meilensteine und Etappen benannt und alle Maßnahmen aufgelistet, die es braucht, um das Ziel zu erreichen.
Um Wirkungsziele definieren zu können, müsst ihr ermitteln, bei welcher Zielgruppe ihr was genau verändern bzw. bewirken wollt:
- Welche Zielgruppe sprecht ihr an? Was genau wollt ihr bei dieser Zielgruppe bewirken und verändern? Inwiefern tragen eure Maßnahmen und Angebote dazu bei?
- Zu welchen Wirkungszielen auf der gesamtgesellschaftlichen Ebene tragt ihr bei?
Wichtig in diesem Zusammenhang: Das bloße Umsetzen einer Aktivität ist kein Wirkungsziel! Einen Imker-Kurs für Hobbygärtner*innen durchzuführen oder mit einer Veranstaltung eine 100 Teilnehmer*innen zu erreichen, ist ein ”Output”, eine erbrachte Leistung. Ein Wirkungsziel ist der Imker-Kurs keineswegs, weil seine Realisierung allein zu keiner Veränderung bei der Zielgruppe führt. Allenfalls trägt er zu einer Wirkung bei, indem den Teilnehmer*innen das erforderliche Wissen vermittelt wird, um bei ihnen eine Verhaltensänderung zu bewirken, ihnen neues Wissen zu vermitteln etc.
Bei einem Imker-Kurs könnte ein Wirkungsziel darin bestehen, dass eine bestimmte Anzahl der Teilnehmer*innen neues Wissen über Imkern, Umweltbelange und das Ökosystem der Bienen erlangt. Dieses Wirkungsziel (“Die Zielgruppe besitzt neues Wissen über das Ökosystem”) braucht jedoch einen anderen Projekt- und Ressourcenplan als die bloße Organisation des Kurses (“Imker-Kurs mit 10 Teilnehmer*innen findet statt”).
Erfolgsindikatoren entwickeln und messen
Ein gutes Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass ihr regelmäßig Anhaltspunkte sammelt, ob euer Projekt wie geplant verläuft und ob die Wirkungsziele weiterhin erreichbar sind. Solche Anhaltspunkte sind sogenannte “Indikatoren”.
Mithilfe von Indikatoren könnt ihr herausfinden, ob ein bestimmtes Ereignis eingetreten ist – zum Beispiel eine Wirkung. Indikatoren zeigen euch an, ob euer Projekt Fortschritte macht und in welchem Ausmaß. Um das gut steuern zu können, sollte jeder Meilenstein mit einem oder mehreren Indikatoren hinterlegt sein, die anzeigen, ob das Ziel erreicht wurde.
Indikatoren sind aber keineswegs nur dafür gut, den Grad der Zielerreichung zu prüfen; sie helfen euch auch beim Monitoring (mehr dazu beim nächsten Punkt). Und nach Projektende unterstützen euch Indikatoren bei der Evaluation (mehr dazu beim nächsten Punkt), um die Wirkungsziele und den Zielerreichungsgrad etc. überprüfen zu können.
Weil Indikatoren eine erhebliche Bedeutung haben, sollten sie frühzeitig angewendet werden. Dabei sind folgende Fragen wichtig:
- Bei welchen Wirkungszielen möchtet ihr regelmäßig beobachten, ob ihr noch auf Kurs liegt bzw. ob ihr sie noch erreichen könnt?
- Muss ein Indikator mithilfe einer bestimmten Methode oder Maßnahme erhoben werden? Müsst ihr diese bereits in der Planungsphase berücksichtigen?
- Anhand welcher Parameter stellt ihr fest, ob euer Projekt wie geplant verläuft bzw. eine Wirkung erzielt?
Wenn ihr über Indikatoren nachdenkt, berücksichtigt bitte, dass es direkte und indirekte Indikatoren gibt.
- Direkte Indikatoren sind für leicht messbare Wirkungen oder für die Messung von Outputs geeignet. Direkte Indikatoren resultieren häufig aus den Wirkungszielen selbst: Verfolgt ihr etwa das Wirkungsziel, dass Schulabbrecher*innen durch euer Projekt einen Ausbildungsplatz finden? Dann hieße der Indikator “Anzahl der Schulabbrecher*innen, die infolge des Projekts einen Ausbildungsplatz finden”. Nun sind Indikatoren natürlich nicht immer so naheliegend wie in diesem Beispiel. In komplexeren Fällen solltet ihr daher indirekte Indikatoren anwenden.
- Indirekte Indikatoren sind sinnvoll, wenn ihr Wirkungsdaten nicht oder nur schwer erheben könnt. Sie sind immer dann einzusetzen, wenn ihr qualitative Wirkungen und Veränderungen bei der Zielgruppe herausfinden wollt – also, ob die Zielgruppe neues Wissen erlangt hat, ihr Verhalten ändert oder sozial aufgestiegen ist.
Die nächste Hürde im Projektmanagement ergibt sich aus der Frage: Woran erkennt ihr, dass ein*e Schulabbrecher*in infolge eures Projekts selbstständiger und erfolgreicher ist? Erkennt ihr es daran, dass er/sie mehr Interesse an Jobanzeigen bekundet? Dass er/sie sich ernsthaft mit Bewerbungen beschäftigt oder bei der Jobagentur nach Ausbildungsplätzen sucht? Am Telefon bei potenziellen Arbeitgeber*innen anruft? – Ihr seht, in solchen Situationen braucht ihr womöglich mehrere Indikatoren. Wir empfehlen für jede Wirkungsstufe einen Indikator.
Monitoring & Evaluation: richtig planen und umsetzen
Monitoring und Evaluation sind unterschiedliche Arten der Erfassung und Auswertung von Daten. Beide werden – verkürzt als M&E – oft in einem Atemzug genannt und erfüllen wichtige Aufgaben im Rahmen der wirkungsorientierten Projektsteuerung. M&E helfen euch, eure Wirkung zu erfassen und zu analysieren.
- Monitoring ist die regelmäßige Erhebung von Informationen mit dem Ziel, sowohl die Projektfortschritte als auch die Einhaltung eurer Qualitätsstandards zu überprüfen. Das Monitoring eignet sich vor allem dafür, ins Projekt geflossene Ressourcen (Inputs) und erbrachte Leistungen (Outputs) sowie leicht erhebbare Wirkungen zu erfassen.
- Schwerer zu erfassende Daten werden meist mittels Evaluationen erhoben. Weisen die im Monitoring gewonnenen Daten darauf hin, dass ein Projekt nicht wie geplant läuft, lässt sich mittels einer Evaluation feststellen, warum das so ist. Eine Evaluation betrachtet und bewertet Prozesse, Ergebnisse und Wirkungen. Sie kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt werden.
Unserer Erfahrung nach erfordern Monitoring und Evaluation 3 bis 10 Prozent des Projektbudgets. In der Realität sind meistens überhaupt keine Mittel eingeplant (was häufig daran liegt, dass Förder*innen noch zu wenig Interesse an Wirkungszusammenhängen haben und diese nicht bezuschussen).
Ohne Budget habt ihr es natürlich schwer, überhaupt irgendetwas zu erheben. Sollte es euch gelingen, ein paar Mittel loszueisen, wäre das ein guter Start. Bei knapper Kasse ist es besser, einen kleinen, dafür aber relevanten Teil des Projekts zu evaluieren anstatt komplett darauf zu verzichten.
Es gibt günstige Methoden der Datenerhebung und -auswertung, die wir hier beschreiben: “Datenerhebung im Projektalltag: 5 unaufwändige Methoden, um die Wirkung eines sozialen Projekts zu ermitteln”.
Um Aufwand und Kosten gering zu halten, fokussiert euch:
- Sind die Daten und Informationen, die ihr sammeln wollt, ehrlich und wirklich nötig?
- Gibt es die Daten bereits an andere Orten?
- Sind die Erhebungsinstrumente und -maßnahmen kostengünstig (auch auf Dauer)?
- Stichwort Evaluation: Was könnt ihr selbst übernehmen und welche Aufgaben müsst ihr an eine externe Fachkraft auslagern?
Ob ihr die Evaluation selbst macht oder auslagert, hängt stark davon ab, welche Kompetenzen im Verein vorhanden sind, welches Projektbudget ihr habt und welches Erkenntnisinteresse besteht. Wir haben hier aufgeschrieben, wann sich eine interne bzw. externe Evaluation empfiehlt.
Relevant ist sowohl für das Monitoring als auch die Evaluation eine auf echten Erkenntnisgewinn ausgerichtete Haltung. Macht euch klar, dass M&E kein lästiges Reporting darstellen, sondern euch dabei helfen, euer Tun von verschiedenen Perspektiven aus zu betrachten und aus Fehlern zu lernen.
Fazit
Eine wirkungsorientierte Projektarbeit hilft allen: eurer Zielgruppe, weil ihr ein Angebot unterbreitet, das sehr genau auf ihre Bedarfe zugeschnitten ist. Sie nützt euren Mitstreiter*innen, weil es motivierend ist, zu sehen, dass das Projekt Wirkung entfaltet. Sie hilft auch etwaigen Förder*innen, die sehen, dass ihre Fördermittel ideal angelegt sind. Und sie trägt zu einer gerechteren und besseren Gesellschaft bei.
Wenn ihr diese vier zentralen Aspekte von Anfang an berücksichtigt und einpreist, seid ihr auf einem sehr guten Weg!
