Mit der Liquiditätsplanung stellt ihr die Zahlungsfähigkeit eurer Organisation sicher – und damit ihre Existenz. Ohne Planung ist es selbst kleineren Non-Profits nicht möglich, alle Kontobewegungen für mehrere Monate im Voraus im Auge zu behalten. Wir erklären, wie es funktioniert.
Gerade für Non-Profits ist die dauerhafte Finanzierung eine permanente Herausforderung. Einnahmequellen wie Spenden, Mitgliedsbeiträge und Zuschüsse sind eher instabil und in ihrer Höhe schwierig zu prognostizieren. Hier kommt die Liquiditätsplanung ins Spiel: Mit ihr könnt ihr rechtzeitig ermitteln, wie hoch der finanzielle Puffer auf dem Konto sein muss, um nicht in existenzielle Schwierigkeiten zu geraten.
Denn die Geldabflüsse, beispielsweise für Mieten, Strom- und Telefonrechnungen sowie Gehälter, laufen permanent weiter. Es genügt nicht, auf dem Papier Gewinn zu erzielen (also höhere gebuchte Erlöse als Kosten zu haben), wenn gleichzeitig auf dem Konto kein Geld für aktuell anstehende Zahlungen zur Verfügung steht.
Liquide Mittel, die zur kurzfristigen Bezahlung von Ausgaben und Schulden nutzbar sind, sind in erster Linie der Kassenbestand und das Bankguthaben.
Die Buchhaltung allein reicht nicht aus, um die Liquidität (Zahlungsfähigkeit) zuverlässig im Blick zu behalten. Denn oft vergehen zwischen dem Tag der Rechnungsstellung und dem tatsächlichen Geldeingang auf dem Konto Tage bis Wochen. In diese Zeit stimmen die Buchhaltungsdaten nicht mit dem tatsächlich verfügbaren Geldbetrag auf dem Konto überein. Das heißt im Klartext: Kritisch für die Zahlungsfähigkeit ist die zeitliche Lücke zwischen der Buchung und dem Zahlungseingang.
Bei der Liquiditätsplanung werden alle Ein- und Auszahlungen des Organisationskontos aufgeführt. Wichtig: Die Planung erfolgt möglichst genau für das Datum, an dem es zur Kontobewegung kommt.
Grundsätzliches zur Liquiditätsplanung
Ein Liquiditätsplan umfasst mindestens den Zeitraum von einem Jahr. Bei der Liquiditätsplanung werden die Ein- und Auszahlungen mit ihren jeweiligen Fälligkeitsterminen erfasst. Vom Anfangsbestand von Konto und Kasse zuzüglich der Einzahlungen sind die Auszahlungen abzuziehen. Das rechnerische Ergebnis zeigt, ob eine Zahlungsfähigkeit gegeben ist oder nicht.
Die Zahlungseingänge und -ausgänge werden dabei monatlich oder sogar wöchentlich geplant, um Liquiditätsengpässe zuverlässig zu erkennen. Alle drei bis sechs Monate steht eine Aktualisierung der Liquiditätsplanung an – in kritischen Zeiten noch häufiger. Durch den Abgleich der Plan- und Ist-Zahlen wird schnell sichtbar, ob eine Kurskorrektur notwendig ist, beispielsweise in Form von Kostensenkungen oder Maßnahmen zur Einnahmensteigerung.
Schritt für Schritt zum Liquiditätsplan
Im ersten Schritt legt ihr den zeitlichen Gesamtrahmen des Liquiditätsplans fest. Er kann sich am üblichen Geschäftsjahr von Januar bis Dezember orientieren oder unterjährig beginnen. Weit verbreitet ist die monatsweise Darstellung der Liquiditätsentwicklung.
Der schematische Aufbau eines monatsbezogenen Liquiditätsplans sieht so aus:
- Der Anfangsbestand von Bank und Kasse zuzüglich der Einzahlungen in einem Monat ergibt den Gesamtbetrag der verfügbaren Mittel.
- Dem gegenübergestellt werden alle in der Periode fälligen Auszahlungen wie beispielsweise Gehälter, Mieten und sonstige Ausgaben.
- Der Saldo aus Bestand plus Zuflüssen abzüglich der Abflüsse stellt die Liquidität am Monatsende dar.
- Liegt die Liquidität am Monatsende im Minusbereich, handelt es sich um einen Liquiditätsengpass. Aber keine Panik: Glücklicherweise ist nicht jeder kurzzeitige Engpass existenzbedrohend. Für die genauere Analyse und Bewertung ist eine Gesamtschau der Situation empfehlenswert.
- Der errechnete Wert dient gleichzeitig als Ausgangs-Liquidität für den nächsten Monat.
- Die monatlichen Salden zeigen, wie sich die Liquidität der Non-Profit-Organisation im Zeitverlauf – von Monat zu Monat – entwickelt.
Überlegt genau, welche Positionen in euren Liquiditätsplan gehören. Versucht zunächst abzuschätzen, welche Ein- und Auszahlungen mit hoher Wahrscheinlichkeit anfallen werden. Dabei hilft eine Bestandsaufnahme der vergangenen Monate, sofern es sich bei eurer Non-Profit-Organisation nicht um einen kompletten Neustart handelt. Wiederkehrende Mitgliedsbeiträge und die Mietkosten sind nur zwei Beispiele für regelmäßig anfallende Einnahmen und Ausgaben.
Um weitere Posten zu ermitteln, werft einen Blick in euren Businessplan oder in eure Projekt- und Veranstaltungspläne.
Beispiel für die Positionen in einem Liquiditätsplan
Zu den typischen Einzahlungen und sonstigen Geldzuflüsse gehören Positionen wie:
- Einzahlungen aus den operativen Tätigkeiten – beispielsweise Eintrittsgelder von Veranstaltungen oder Gebühren aus Dienstleistungen,
- öffentliche Zuschüsse,
- Zuflüsse aus Vermögensverkäufen,
- Gesellschafterdarlehen,
- private Einlagen,
- Spenden,
- Sponsorengelder,
- Mitgliedsbeiträge,
- Pachteinnahmen.
Auszahlungen und andere Geldabflüsse kommen unter anderem zustande durch:
- Wareneinkäufe,
- Personalkosten inklusive der Sozialversicherungsbeiträge,
- Steuern,
- Leasingraten,
- Mietzahlungen,
- Telekommunikations- und Energiekosten,
- Kosten für Kfz,
- Beratungskosten,
- Reisekosten,
- Weiterbildungskosten,
- Dauerverträge wie Abonnements,
- Kredittilgungen und Zinsen,
- Investitionen.
Herausforderungen beim Erstellen eines Liquiditätsplans
Engpässe zu überbrücken, ist für Non-Profit-Organisationen verhältnismäßig schwierig – ebenso die Vorausplanung von Ein- und Auszahlungen. Ein weiteres Dilemma: Einerseits muss die Liquidität ausreichen, um handlungsfähig zu bleiben. Gleichzeitig schränken aber zu hohe Konto- und Kassenbestände den Mitteleinsatz und den Umfang der Zweckverfolgung ein.
Aus diesen Grundsatzüberlegungen ergeben sich für die Liquiditätsplanung von Non-Profit-Organisationen drei zentrale Herausforderungen:
- Handlungsoptionen für drohende Liquiditätsengpässe müssen entwickelt werden,
- Szenarien und der Blick in die Zukunft müssen realistisch gestaltet sein,
- das richtige Maß für die benötigte Liquidität muss vorhanden sind.
Bei hoher Komplexität kann eine Planungssoftware helfen, die Zahlungsströme, Szenarien und Zusammenhänge nachvollziehbar darzustellen und die Finanzierungsstrategie zu optimieren. Oft erfüllt aber auch eine tabellarische Aufstellung ihren Zweck.
Individuell anpassbare Vorlagen mit Ausfüll-Beispielen findet ihr hier:
Grundsätzlich gilt: Referenzwerte aus der Vergangenheit helfen dabei, die Höhe von Ein- und Auszahlungen bei der Planung realistisch anzusetzen. Und trotz aller Herausforderungen, die eine Liquiditätsplanung mit sich bringt, ist sie ungemein hilfreich. Schon die Beschäftigung mit den Zahlungsströmen öffnet den Blick für die Situation und eventuellen Handlungsbedarf. Mit positiven Auswirkungen auf die finanzielle Stabilität und den langfristigen Erfolg eurer Organisation.
