Haushaltsplan für Non-Profits: Zahlen schaffen klare Grundlagen

In vielen Non-Profits schreibt die Satzung einen jährlichen Haushaltsplan vor. Aber selbst ohne diese Verpflichtung gibt es dafür gute Gründe – auch für kleinere Vereine, Projekte oder Organisationen. Der Haushaltsplan bringt die finanziellen Zahlen in Zusammenhang, stellt die Planung auf eine solide Grundlage und zeigt Mitgliedern, Fördermittelgebenden sowie dem Finanzamt, dass mit den Geldern verantwortungsbewusst umgegangen wird.

Im Prinzip hat der Haushaltsplan eines Vereins, einer gGmbH oder Stiftung dieselbe Funktion wie der Ausgabenplan einer kostenbewussten Familie oder Wohngemeinschaft: Er listet die zu erwartenden Einnahmen auf und stellt sie den erwarteten Ausgaben gegenüber, jeweils in einzelnen Positionen und mit genauen Beträgen beziffert. So lässt sich schon vorab ein Saldo bilden und ausrechnen, ob die voraussichtlichen Einnahmen die voraussichtlichen Ausgaben decken. Sind die Beträge korrekt angesetzt, zeigt der Haushaltsplan, ob das Geld für die verschiedenen Aufgaben ausreicht und welcher finanzielle Spielraum besteht.

In größeren Vereinen und anderen gemeinnützigen Organisationen gehören Haushaltspläne zum Standard, oft schreibt die Satzung oder eine Finanzordnung sie vor. Viele kleinere Non-Profits verzichten darauf. Dabei sind Haushaltpläne auch dann sinnvoll, wenn es keine sechs- oder siebenstelligen Budgets zu verwalten gibt:

Mit einem Haushaltplan kann der Vorstand belegen, dass er die Vorgaben für gemeinnützige Organisationen ernst nimmt und seiner Verantwortung für die Finanzen der Non-Profit auch weiterhin nachkommt: Sämtliche Mittel kommen direkt oder indirekt den gemeinnützigen Satzungszwecken zugute.
Ein weiterer Vorteil des Finanzplans: Die geplanten Einnahmen und Ausgaben werden – im Fall eines Vereins – vorher von der Mitgliederversammlung abgesegnet. Über die Verteilung des Kuchens wird diskutiert, bevor er angeschnitten wird. So lässt sich vermeiden, dass die verschiedenen Abteilungen oder Projekte sich erst mitten im Jahr über die verfügbaren Gelder streiten, wenn Maßnahmen oder Events direkt anstehen.

Wie sieht ein Haushaltsplan aus?

Ein Haushaltsplan listet die Einnahmen und die Ausgaben auf, jeweils getrennt nach Positionen und unterteilt in die vier gemeinnützigen Bereiche. Wenn das Non-Profit für seine Buchhaltung einen Kontenplan nutzt, ergibt sich die Aufteilung daraus.

Hier kommt ein einfaches Beispiel, ausgerichtet auf einen e. V.:

Beispiel Haushaltsplan Herunterladen

Diese Tabelle erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, sie ist nur als Beispiel gedacht. Handelsübliche Software zur Vereinsverwaltung enthält in der Regel ebenfalls Haushaltsplan-Funktionalitäten.

Den Haushaltsplan erstellen

Grundlage des Haushaltsplans sind zunächst die bisherigen Zahlen der Buchhaltung. Aus ihnen ergeben sich unter anderem die Kontobestände, die Mitgliederzahlen sowie Orientierungswerte für laufende Kosten oder das Spendenaufkommen. Das Geld, das letztes Jahr durch die Seminare des Vereins hereinkam oder die Beträge, die zur Fortbildung der Seminarleiter*innen und für den Unterhalt des Vereinsgebäudes notwendig waren, werden zur Prognose-Grundlage für das kommende Jahr.
Natürlich kann man die Zahlen nicht einfach übernehmen. Gefragt sind Einschätzungen, etwa zur Mitgliederentwicklung, zu möglichen Fördermitteln, zur Entwicklung der Spendenbereitschaft, zu Kosten und Einnahmen durch neue Maßnahmen und ähnliches mehr.
Dass diese Prognosen falsch liegen können, ist unausweichlich. Nützlich ist die Finanzplanung trotzdem. Schließlich lassen sich die Abweichung und dadurch entstehende Probleme anhand des Vergleichs von Soll und Ist direkt erkennen. Außerdem sorgt der systematische Vergleich für Lerneffekte.
Viele Positionen im Haushaltsplan betreffen Ressourcen, Güter oder andere Dinge, die in mehrere Bereiche fallen.
Beispiel: Die Mitarbeiterin auf der Geschäftsstelle des Naturschutzvereins ist für die Mitgliederverwaltung ebenso zuständig wie für die Organisation von öffentlichen, kostenpflichtigen Exkursionen (Zweckbetrieb), außerdem sorgt sie für die Buchhaltung des Vereinscafés (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb). Auch der Kleinbus des Vereins wird für alle drei Aufgabenbereiche eingesetzt.
Die Personalkosten der Stelle oder des Kosten des Fahrzeugs müssen deshalb im Haushaltsplan auf die drei Bereiche aufgeteilt werden, gemäß Arbeitszeitanteilen beziehungsweise Kilometerleistung.
Für absehbare mögliche Ausgaben muss die Finanzplanung Rückstellungen enthalten – beispielsweise für die Rückzahlung eines Fördermittelbetrags, um den es Streit gibt, oder als zweckgebundene Rücklage für kommende Investitionen.
Aufgrund der Unsicherheiten sollte die Finanzplanung auch sonst ausreichend Luft lassen: empfehlenswert ist eine Sicherheitsreserve von mindestens fünf Prozent der Haushaltssumme. Gerade in kleineren Non-Profits kann dieses Polster auch größer ausfallen.
Allerdings dürfen gemeinnützige Non-Profits nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet sein. Außerdem müssen sie ihre Mittel zeitnah verwenden. Sieht der Haushaltsplan Überschüsse jenseits von notwendigen Rückstellungen und einer angemessenen Sicherheitsmarge vor, ist das ein Verstoß gegen das Gemeinnützigkeitsrecht. Die zulässige Höhe an Rücklagen ist klar geregelt.

Gemeinnützigkeit sorgt für besondere Bedingungen

Der Haushaltsplan sollte zeigen, dass die Grenzen, die das Gemeinnützigkeitsrecht einer Non-Profit setzt, tatsächlich eingehalten werden:

Verluste aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben oder der Vermögensverwaltung dürfen nicht durch Überschüsse aus dem ideellen Bereich oder dem Zweckbetrieb ausgeglichen werden. Das verstößt gegen das Gebot der Vermögensbindung: gemeinnützige Non-Profits müssen ihr Vermögen für ihre Satzungszwecke verwenden. Mit dem Haushaltsplan lässt sich zeigen, dass keine verbotene Quersubventionierung stattfindet.
Gemeinnützige Organisationen dürfen wie oben erwähnt nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet sein und erst recht keine Gewinnbeteiligungen oder ähnliches an ihre Mitglieder auszahlen. Der Haushaltsplan belegt, dass nichts Derartiges geplant ist.
Viele Zuschüsse, Fördermittel und Spenden sind an bestimmte Verwendungszwecke gebunden. Der Haushaltsplan zeigt die geplante Mittelverwendung.

Ist der Haushaltsplan Pflicht?

Ob es einen Haushaltsplan geben muss, wer ihn erstellt und wer ihn absegnet, hängt zunächst einmal von der Satzung ab. Eine gesetzliche Verpflichtung dazu gibt es nicht.
Selbst wenn die Satzung keinen Haushaltsplan vorschreibt, kann der Vorstand freiwillig eine solche Planung ausarbeiten und den Mitglieder vorlegen. Damit schränkt er den eigenen Handlungsspielraum ein, denn schließlich ist der Vorstand zur Geschäftsführung befugt und kann zunächst einmal frei über die Mittelverwendung bestimmen Ein freiwillig erstellter Haushaltsplan verringert jedoch das Risiko der Haftung und stellt die Geschäftsführung auf eine seriöse, solide Grundlage. Das ist deutlich besser als Finanzmanagement auf Grundlage spontaner Entscheidungen.
Neben dem von der Satzung vorgegebenen und dem freiwilligen Haushaltsplan gibt es eine dritte Möglichkeit: Erstellt der Vorstand mehrere Jahre eine Planung und lässt sie von der Mitgliederversammlung beschließen, wird daraus eine „ständige Übung“, die verpflichtenden Charakter erhält. Im Vereinsrecht wird auch vom „Vereinsherkommen“ gesprochen. Spätere Vorstände sind dann grundsätzlich an diese Vorgehensweise gebunden, außer die Mitgliederversammlung nimmt ein Jahr ohne Haushaltsplan hin. Dann erlischt die Übung wieder.
Eine typische Konstruktion: der Vorstand arbeitet auf Grundlage der Vorjahreszahlen den Haushaltsplan für das neue Jahr aus, die Mitgliederversammlung beschließt ihn dann. Dieser Ablauf ist per Satzung festgelegt. Eine andere Möglichkeit: zuerst stimmt ein Finanzausschuss mit dem Vorstand den Finanzplan ab, anschließend wird er der Mitgliederversammlung vorgelegt.
In größeren Non-Profits werden oft mehrere Unter-Haushaltspläne erstellt. So arbeiten große Unterabteilungen häufig ihre eigenen Budgetplanungen aus, die dann in die Planung auf Ebene des Gesamtvereins eingeschlossen werden. Entscheidend sind auch hier die Satzungsbestimmungen und mögliche zusätzliche Vereinsordnungen. Sie können beispielsweise den Abteilungen ein begrenztes eigenes Haushaltsrecht verleihen.

Besonderes Vorhaben? Außerordentlicher Haushaltsplan

Wenn ein Non-Profit besonders umfangreiche Projekte angeht oder mit außergewöhnlichen Herausforderungen konfrontiert ist, kann ein außerordentlicher Haushaltsplan sinnvoll sein.

Beispiel: Die Vereinsräume wurden durch ein Hochwasser völlig zerstört. Der Verein will deshalb neu bauen. Dazu beschließt er einen außerordentlichen Haushaltsplan, der auf der einen Seite die Zahlung der Gebäudeversicherung, eine von der Kommune zugesagte Unterstützung und die erforderlichen Baukredite auflistet, und auf der Ausgabenseite die zu erwartenden Baukosten.

Finanzordnung beschließen, klare Verhältnisse schaffen

Nur in wenigen Fällen macht die Satzung einer Non-Profit detaillierte Vorgaben zum Umgang mit den Finanzen. Um diesen Aspekt der eigenen Arbeit auf eine feste Grundlage zu stellen, kann die Non-Profit eine Finanzordnung und damit verbindliche Regeln beschließen. In einem gemeinnützigen Verein ist die Mitgliederversammlung dafür die richtige Instanz.

In einer Finanzordnung wird beispielsweise festgelegt ….

dass der Vorstand einen jährlichen Haushaltsplan erstellt und der Mitgliederversammlung vorlegt,
bis wann dies zu geschehen hat,
über welche Beträge der Vorstand von sich aus verfügen darf,
ob Ausgaben ab einer gewissen Höhe mindestens von zwei Vorstandsmitgliedern abgezeichnet oder von einem Finanzausschuss gebilligt werden müssen,
wer über die Bankkonten verfügt oder Kredite aufnehmen kann,
wie mit abweichenden Jahresergebnissen umzugehen ist, etwa mit einem Minus, und
wer wann die Kassen und Bücher prüft und welche Form von Controlling stattfindet.

Vereinsordnungen sind eine Art Durchführungsvorschrift zur Satzung. Sie dürfen der Satzung nicht widersprechen und sind nicht auf der gleichen Ebene angesiedelt. Deshalb wäre es problematisch, wenn die Finanzordnung bestimmt, dass für ein bestimmtes Satzungsziel doppelt so viele Mittel bereitzustellen sind wie für ein anderes: eine solche Hierarchie muss auf Satzungsebene vorgegeben werden.