Mahnwesen für Non-Profits: Forderungsmanagement gegen finanzielle Engpässe

Nicht wenige Organisationen verlieren Geld, weil sie offene Forderungen nicht aktiv anmahnen. Das sollte nicht passieren: Es ist nicht unmoralisch, wenn ihr euch darum bemüht, dass eure Rechnungen bezahlt werden. Schließlich geht es um Mittel, die ihr für eure Arbeit braucht. Schon mit ein paar Maßnahmen könnt ihr eurer Forderungsmanagement in Schwung bringen.

Es ist ein Grundmerkmal der Gemeinnützigkeit, dass nicht das Gewinnstreben im Mittelpunkt steht. Das prägt oft auch die Arbeit der Menschen, die sich in und für Non-Profits engagieren. In aller Regel motivieren sie vor allem die Ziele und die Wirkung ihres Projekts und weniger das Geld. Dennoch kann es sich negativ auswirken, wenn das Finanzielle aus dem Fokus gerät.

Das macht sich besonders dann bemerkbar, wenn man um die Bezahlung kämpfen muss. In vielen Non-Profits ist es beinahe tabu, an Forderungsmanagement und Mahnwesen zu denken. Wenn sich niemand dafür einsetzt, dass offene Forderungen und Ausgangsrechnungen (Außenstände) auch bezahlt werden, verliert ihr allerdings Geld, mit dem ihr etwas bewirken könntet.

Einige Beispiele für typische Außenstände von Non-Profits:

• Habt ihr im Rahmen eures wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs oder Zweckbetriebs Rechnungen für Leistungen ausgestellt, die nicht bezahlt wurden? Zum Beispiel für Seminare, die ihr für andere durchführt, für Catering, für Gutachten oder was auch immer?
• Habt ihr eine Veranstaltung oder ein Projekt in Kooperation mit einer anderen Organisation durchgeführt, aber euren Anteil an den Einnahmen oder deren Anteil an den Kosten nicht erhalten?
• Gibt es Mitglieder, die ihre Beiträge nicht bezahlen oder Projektpat*innen, von denen die vereinbarten Beträge nicht kommen?
• Ärgert ihr euch über Zuwendungsgebende, die sich zwar verpflichtet, aber nicht überwiesen haben? Wartet ihr schon seit geraumer Zeit auf die zugesagte und längst fällige Rate einer Förderung?
• Auch Sponsor*innen lassen sich manchmal bitten, bevor sie die vereinbarten Beträge überweisen.

In diesen und vergleichbaren Fällen geht es nicht darum, anderen Geld wegzunehmen. Im Gegenteil: Es ist euer Geld, das sich (noch) in den Taschen oder auf den Konten anderer befindet. Dieser Perspektivwechsel ist wichtig, um die richtige Einstellung zum Forderungsmanagement zu entwickeln.

Entscheidend beim Forderungsmanagement: Beharrlichkeit und Kommunikation

Zwangsvollstreckungsmaßnahmen wie Kontopfändungen sind ein Teil des Maßnahmenkatalogs beim Forderungsmanagement. Aber sie sind der letzte und härteste Schritt, nicht der häufigste. In den meisten Fällen kommt es nicht dazu, weil die Forderung vorher bezahlt wird. Und selbst wenn nicht, verzichtet man oft auf Pfändungen, weil sie Zeit und Geld kosten und sich längst nicht immer lohnen.

Der Muskelprotz mit grimmigem Blick, der vor der Tür steht und drohend an die Schulden erinnert, gehört sowieso ins Kino und nicht in die Wirklichkeit. In der Realität zählen andere Mittel für ein erfolgreiches Forderungsmanagement: Beharrlichkeit und Kommunikation.  

• Den größten Erfolg bringt es, die erforderlichen Maßnahmen systematisch, immer wieder und wann immer nötig anzuwenden: Nachhaken, Mahn- oder Erinnerungsschreiben verschicken, anrufen – grundsätzlich und bei allen offenen Forderungen.
• Das Geheimrezept heißt: kommunizieren. Niemand will daran denken und darüber sprechen, dass er oder sie eine Rechnung nicht bezahlt hat. Für euch als Gläubiger*innen ist es dagegen entscheidend, ins Gespräch zu kommen. Nur so könnt ihr einschätzen, warum die Zahlung ausgeblieben ist und angemessen reagieren. Steckt dahinter Schludrigkeit, Geldknappheit oder wirklich böse Absicht? Wie stehen die Chancen, dass sich das ändert?
• Außerdem geht es stets auch darum, nicht als erster aufzugeben. Manche Nicht-Zahler*innen haben ein dickes Fell. Dann ist es wichtig, den Nerv-Faktor zu erhöhen und sich immer wieder in Erinnerung zu bringen, bis bezahlt wird – freundlich und korrekt, aber hartnäckig.

Wenn ihr in bestimmten Fällen darauf verzichten wollt, Schulden einzutreiben, könnt ihr das selbstverständlich tun. Wichtig ist, dass ihr euch bewusst dafür entschieden habt.

Was könnt ihr tun, damit euch bezahlt wird, was euch zusteht?

• Als erstes benötigt ihr einen klaren Überblick über die Außenstände: Welche Rechnungen sind trotz Fälligkeit nicht bezahlt worden? Welche Mitgliedsbeiträge stehen aus? Welche Fördermittel wurden noch immer nicht überwiesen? Welche vereinbarten Zahlungen sind nie eingegangen?
  
  Ganz oft hängt fehlendes Forderungsmanagement mit unprofessioneller Buchhaltung zusammen. Schon eine einfache Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware listet euch die unbezahlten Forderungen übersichtlich auf. Ob per Software oder von Hand: Alle unbezahlten Forderungen sollten regelmäßig zur Wiedervorlage kommen, damit die Sache nicht sich selbst überlassen bleibt. Denn dann strebt die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungseingangs gegen Null. Außerdem solltet ihr jederzeit wissen, wie groß die Zahlungslücke ist. Sonst droht womöglich der Sturz ins Liquiditätsloch.
• Entscheidet, wie ihr reagieren wollt und könnt. Das könnt ihr für jede einzelne offene Forderung festlegen oder in Form allgemeiner Grundregeln – je nach Umfang des Problems und Anzahl der offenen Rechnungen. Hauptsache, ihr geht mit einer gewissen Systematik vor.
  
  Zum Beispiel: Bei allen unbezahlten Rechnungen werden drei Wochen nach Fälligkeit freundliche Mahnungen verschickt. Tut sich nichts, ruft nach weiteren zwei Wochen jemand dort an und erkundigt sich im direkten Gespräch, warum nicht bezahlt wurde. Nach einem Vierteljahr wird das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet, wenn die Forderung mehr als x Euro beträgt.
  
  Dabei kann man gut differenzieren. Wenn ihr ein kleinerer Verein seid, könnt ihr mit nicht bezahlten Mitgliedsbeiträgen anders umgehen als mit dem Unternehmenskunden, der das Catering durch euer Vereinsrestaurant nicht beglichen hat. Außerdem könnt ihr euch überlegen, in welchen Fällen – bei welchen Schuldner*innen und ab welchen Beträgen – ihr ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten wollt (siehe unten) und wann nicht.
• Macht das Verschicken von Mahnschreiben zur Routine. Mahnungen oder Zahlungserinnerungen sollten Datum und Nummer der zugehörigen Rechnung nennen oder die sonstige Forderung klarstellen (z. B. Mitgliedsgebühren). Auch solltet ihr darin angeben, wann die Zahlung fällig war und natürlich den offenen Betrag nennen. Dazu gehört der ausdrückliche Hinweis, dass die Zahlung noch nicht eingegangen ist, und dass deshalb Zahlungsverzug herrscht.
  
  Am einfachsten ist es, wenn ihr einen oder auch mehrere Mustertexte vorformuliert – zum Beispiel einen für Geschäftspartner*innen oder Kund*innen, einen für Mitglieder etc. Es kommt nicht darauf an, dass die Mahnschreiben förmlich oder in vermeintlichem Juristendeutsch formuliert werden! Verständlichkeit ist Trumpf, denn der Inhalt soll klar werden: Ihr habt eine offene Forderung und Anspruch darauf, dass sie bezahlt wird, aber das ist noch nicht geschehen. Ob ihr die Mahnschreiben auf Papier oder per E-Mail versendet, ist eure Sache. Eine gesetzliche Formvorschrift gibt es nicht.
• Habt keine Angst vor dem direkten Gespräch. Inkasso-Profis versuchen regelmäßig, eine Konversation mit der Schuldnerin oder dem Schuldner zu beginnen, oder mit einer verantwortlichen Person im Fall von Unternehmen oder Organisationen. Zum einen erhält man so Hinweise darauf, warum nicht gezahlt wurde. Zum anderen sorgt man möglicherweise dafür, dass die unbezahlte Rechnung zu einer persönlichen Sache wird. Das erhöht die Zahlungschancen. Auch wenn direkte Anrufe mittlerweile weniger üblich geworden sind: Für das Forderungsmanagement sind sie sehr effektiv.
  

• Verschickt stets Rechnungen mit Angaben zu Fälligkeit und Zahlungsfrist. Das kann mit Angaben wie „Die Rechnung ist sofort fällig. Zu zahlen bis zum DD.MM.JJJJ“ erfolgen. Ihr signalisiert den Empfänger*innen so eindeutig, wann sie in Verzug geraten. Bei Verbraucher*innen sind diese Angaben notwendig, damit die Rechnung fällig wird. Fällig bedeutet: Eure Non-Profit kann von den Rechnungsempfänger*innen nun die Zahlung verlangen. Das Zahlungsziel setzt eine Frist, innerhalb derer das geschehen muss.
  
  Danach herrscht Verzug: Ihr könnt dann, wenn ihr möchtet, zusätzlich Verzugszinsen berechnen oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten (siehe unten). Bei Rechnungen an Unternehmen sind die Angaben zwar nicht nötig, da in diesem Fall ohne sie die gesetzliche 30-tägige Zahlungsfrist gilt. Sinnvoll sind die Hinweise dennoch. Mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen seid ihr auf der sicheren Seite. Eine kürzere Zahlungsfrist könnt ihr nehmen, wenn sie sich aus AGB oder einem Vertrag ergibt.
• Wenn der Verzug eingetreten ist, könnt ihr Verzugszinsen berechnen, und zwar ab dem Datum, zu dem die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Dafür muss dieses Datum aus der Rechnung hervorgehen. Oder es muss eine Mahnung geschickt werden, die die Schuldner*innen in Verzug setzt.
  
  Die Höhe der Verzugszinsen hängt vom jeweils aktuellen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank ab. Bei Privatleuten dürft ihr Verzugszins in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz nehmen. Bei Unternehmen sind es neun Prozentpunkte darüber. Da der Basiszinssatz derzeit (2. Halbjahr 2024) bei 3,37 Prozent liegt, ergeben sich Verzugszinssätze von 8,37 Prozent beziehungsweise 12,37 Prozent.
  
  Natürlich ist das nur sinnvoll, wenn der ausstehende Betrag eine bestimmte Höhe erreicht und ihr länger auf euer Geld warten müsst. Gerade dann sind Verzugszinsen aber ein wirksames Mittel, die Zahlungsmotivation zu erhöhen.
• Leitet gerichtliche Mahnverfahren ein, wo es sinnvoll und nötig ist. Solange ihr nur Rechnungen und Mahnschreiben versendet, ist die unbezahlte Forderung eine Sache zwischen euch und der Gegenseite. Mit dem Mahnverfahren bei Gericht wird die Sache offiziell: Ihr beantragt einen gerichtlichen Mahnbescheid. Das geht online, (auch schriftliche Anträge sind möglich) und kostet vergleichsweise wenig Geld.
  
  Eine*n Anwält*in benötigt ihr dafür zunächst nicht. Das Gericht prüft eure Forderung nicht inhaltlich. Es informiert nur die oder den Gläubiger*in, indem es einen gerichtlichen Mahnbescheid in einem auffälligen gelben Umschlag zustellt. Legt die Gegenseite Widerspruch gegen eure Forderung ein, kommt es zu einem Gerichtsverfahren.
  
  Andernfalls könnt ihr, wenn die Gegenseite nicht sowieso gleich bezahlt, innerhalb von sechs Monaten einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Das ist ein „vollstreckbarer Titel“. Ihr könnt damit zum Gerichtsvollzieher gehen und beispielsweise eine Konten- oder Gehaltspfändung auslösen.
• Bei hohen Zahlungsausfällen, oder wenn es bei euch zu vielen unbezahlten Forderungen kommt, besteht die Möglichkeit zum Outsourcing. Ihr könnt das Einziehen der Forderung einer Anwältin oder einem Anwalt überlassen, oder damit ein Inkassobüro beauftragen. Der Vorteil: Profis wissen in der Regel, wie man Zahlungen einzieht.
  
  Der Nachteil sind die Kosten – weder Anwaltskanzleien, noch Inkasso-Unternehmen arbeiten umsonst. Und wenn die Inkasso-Anstrengungen ohne Erfolg bleiben, könnt ihr das Honorar auch nicht der Schuldnerin oder dem Schuldner aufbrummen. Dann müsst ihr es begleichen, obwohl die Forderung weiter unbezahlt ist.
• Zum Schluss: Behaltet die Verjährung eurer Forderungen im Auge. Reguläre Rechnungen verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung mit Datum 1. Oktober 2024 verjährt am 31. Dezember 2027 um Mitternacht. Die Verjährung könnt ihr aufhalten, indem ihr das gerichtliche Mahnverfahren einleitet. Andernfalls ist das Geld verloren – eine verjährte Rechnung muss nicht mehr bezahlt werden.