Auf die Messe, fertig, los! Denn Messeauftritte sind eine einzigartige Chance, eure aktuellen Angebote analog und im direkten Dialog mit der Zielgruppe vorzustellen, auszutesten und weiterzuentwickeln. Welchen Mehrwert ein gelungener Messeauftritt außerdem bringt und wie er gelingt, weiß unser Veranstaltungsexperte Oliver Roesner.
Tipp 1: Vorbereitung ist alles
Die richtige Vorbereitung eines Messeauftritts solltet ihr nicht unterschätzen. Erst wenn ihr die folgenden Punkte bearbeitet habt, könnt ihr vor Ort wirklich überzeugen.
Ziele definieren
Vor der Auswahl einer Messe solltet ihr festlegen, welche Ziele ihr dort verfolgt. Gibt es bestimmte Anforderungen, die ihr an euch selbst stellen könnt? Definiert eure Ziele möglichst genau. Ein guter Indikator, um Ziele messbar zu machen, ist die Anzahl der Gespräche, die ihr mit den Besucher*innen führen wollt. Hier einige Beispiele:
- Ihr möchtet durch den direkten Kontakt mit der Zielgruppe eure Angebote einem Realitätscheck unterziehen und Feedback zu euren Angeboten und Produkten einholen. Mithilfe des Feedbacks wollt ihr eure Angebote verbessern und bedarfsorientierter gestalten. Dafür nehmt ihr euch vor, über den Tag verteilt mindestens 25 Gespräche zu führen.
- Ihr wollt sichtbar sein, um viele Menschen über eure Angebote zu informieren. Ihr erhofft euch, dadurch neue Zielgruppen zu erschließen und noch mehr Teilnehmende für eure Programme zu gewinnen. Ein realistisches Ziel sind 30 Gespräche pro Messetag.
- Ihr möchtet eure Produkte aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb vermarkten. Nehmt euch vor, dafür an einem Tag 35 Gespräche zu führen.
- Ihr wollt neue Kooperationspartner*innen finden. Ziel sind 40 Gespräche pro Messetag, damit am Ende zwei neue Kooperationen entstehen.
Achtet darauf, dass eure Ziele realistisch bleiben. Für die Anzahl der Gespräche gibt es je nach Dauer der Messe und Anzahl der Teilnehmenden eine natürliche zeitliche Limitierung: Steht ihr beispielsweise für acht Stunden zu zweit am Stand und macht jeweils eine Stunde Pause, bleiben sieben Stunden, in denen ihr maximal 42 Gespräche von zehnminütiger Dauer führen könnt.
Die passende Messe identifizieren
Das Angebot an Messen ist überwältigend. Aber nicht jede Messe eignet sich für die Inhalte eurer Angebote und eure Ziele. Folgende Fragen helfen bei der Auswahl:
- Wie passt das Thema der Messe zu eurem Angebot?
- Hält sich auf der Messe eure Zielgruppe auf? Sind Organisationen vertreten, die für eine Kooperation in Frage kommen?
- Bietet die Messe Raum für Austausch und Interaktion?
Die Kosten berechnen
Die Präsenz auf einer Messe ist auch immer ein finanzielles Investment. Mit guter Vorbereitung könnt ihr die Aufwände besser einschätzen und Kosten kalkulieren. Die folgende Checkliste hilft dabei:
Personalkosten
- Wie viele Personen bereiten die Messe in welcher Zeit vor und nach? Dieser Aufwand wird häufig unterschätzt.
- Wie viele Personen fahren zur Messe? Wie viele Arbeitsstunden fallen an? Vergesst neben der Standbetreuung nicht die Fahrtzeiten, den Aufbau und den Abbau.
- Welche zusätzlichen Kosten fallen an, wenn die Personen, die für den Messeauftritt arbeiten von ihren üblichen Aufgaben freigestellt werden?
Reisekosten
- Was kostet die Fahrt zur Messe?
- Was kosten Übernachtung und Spesen?
Standflächenmiete
- Was kostet die Standfläche? Häufig mietet ihr bei Messen nur die Fläche und müsst euren Stand selbst mitbringen.
Kosten für Materialien
- Was kostet euer Messestand? Da ein Messestand eine einmalige Anschaffung ist, könnt ihr die Kosten bei mehreren geplanten Messeauftritten anteilig verrechnen.
- Was kostet der Druck von Plakaten, Flyern, Aufstellern oder anderen Materialien?
Olivers Expertentipp:
Denkt an die versteckten Kosten. Die Entsorgung von übriggebliebenen Printprodukten oder die Logistik für den Transport schwerer Materialien wird häufig bei der Kostenkalkulation vergessen und sorgt für böse Überraschungen.
Lohnt sich das?
Wenn ihr eure Ziele und die Kosten kennt, gilt es nun abzuwägen: Lohnt sich der Messeauftritt für eure Non-Profit? Stimmt die Kosten-Nutzen-Rechnung? Ob und wie ihr eure zeitlichen und monetären Ressourcen in einen Messeauftritt investiert, müsst ihr individuell entscheiden.
Ist zum Beispiel die Chance auf eine neue Kooperation aktuell ein sehr wichtiger Schritt für die Organisationsentwicklung oder eher zweitrangig? Braucht ihr dringend konkretes Feedback im persönlichen Austausch mit der Zielgruppe, um mit eurer Produktentwicklung weiterzukommen oder verkauft sich euer Produkt schon von alleine?
Zur Messe anmelden
Die Kosten-Nutzen-Rechnung stimmt? Dann bleibt nun nur noch die Anmeldung.
Tipp 2: Stecht heraus! Der perfekte Messestand
Euer Messestand muss aus der Masse hervorstechen. Denn nur wer auffällt, hat die Chance auf die volle Aufmerksamkeit der Besucher*innen. Zentral ist, dass alle bereits im Vorbeigehen verstehen, was euer Angebot ausmacht. Eine gute Fernwirkung lädt zur Kommunikation ein und weckt die intrinsische Motivation der Personen, am Stand stehen zu bleiben. So geht’s:
- Gestaltet euren Stand möglichst auffällig. Eine Rückwand in einer knalligen Farbe, eine besondere Beleuchtung oder ein Bildschirm mit fesselnden Bildern zieht die Blicke der Besucher*innen an.
- Überfrachtet eure Plakate, Banner oder Aufsteller nicht mit zu vielen Inhalten. Große Überschriften, schöne Bilder und kurze, prägnante Informationen sind der Weg zum Erfolg. Einen Zugang zu detaillierten Informationen könnt ihr mithilfe von QR-Codes, die zur Webseite führen schaffen.
- Achtet auf Barrierefreiheit. Vermeidet Stufen oder sorgt für Rampen, damit allen Menschen der Zugang gewährt wird.
Olivers Expertentipp:
Schafft künstliche Kommunikationsanlässe, um die Besucher*innen an den Stand zu locken. Ein lustiges Kinderspiel wie Looping Louie zieht die Leute an und bricht garantiert das Eis. Vielleicht könnt ihr mit kleinen Gutscheinen auf euch aufmerksam machen? Hier kann eure Fantasie das Budget schlagen, denn kreative Aktivitäten begeistern Menschen oftmals mehr als teure, schicke und aufwändige Stände.
Tipp 3: Weniger ist mehr! Das müsst ihr (nicht) mitbringen
Kugelschreiber, Jutebeutel, Notizblöcke oder Lineale mit eurem Logo? Etwas aus der Zeit gefallen, finden wir. Wer sowohl umwelt- als auch kommunikationstechnisch nachhaltig handeln will, sollte auf diese Art von Giveaways verzichten. Das Hauptziel, bei den Besucher*innen in Erinnerung zu bleiben, erreicht ihr über den persönlichen Kontakt. Wenn euch wichtig ist, dass die Menschen eure Kontakte speichern und abrufen können, tut es auch ein einfacher Flyer oder der QR-Code zur Webseite bzw. zum LinkedIn-Profil. Flyer und Broschüren sind immer sinnvoll und sollten beim Messestand nicht fehlen.
Tipp 4: Sprechen, sprechen, sprechen!
Bleiben die Besucher*innen an eurem Stand stehen, müsst ihr mit ihnen ins Gespräch kommen. Wer die üblichen Regeln der wertschätzenden zwischenmenschlichen Kommunikation beherrscht, kann eigentlich nichts falsch machen. Fallt besser nicht direkt mit der Tür ins Haus, indem ihr ein Verkaufsgespräch startet – das schreckt in der Regel eher ab.
Sobald ihr Interesse an den Standbesucher*innen zeigt, steigt häufig auch deren Interesse an eurer Arbeit. Seid offen, zugänglich und stellt den Besucher*innen Fragen. Hier einige Beispiele:
- Für was interessieren Sie sich?
- Von welcher Organisation kommen Sie?
- Kann ich Ihnen weiterhelfen oder etwas genauer erklären?
- Es freut mich, dass Sie stehen bleiben. Haben Sie Fragen zu unserer Arbeit?
- Sind Sie mit einem bestimmten Ziel oder Interesse zur Messe gekommen?
In den Gesprächen, die sich daraus entwickeln, könnt ihr dann den Bogen zu eurer Arbeit spannen und euer Angebot zielgerecht platzieren. Vielleicht habt ihr das passende Produkt für das Problem einer Besucherin oder eines Besuchers?
Olivers Expertentipp:
Wenn ihr gerade im Gespräch seid und eine zweite Person kommt zum Stand hinzu, dann suggeriert dieser mit einem kurzen freundlichen Blick, dass ihr sie wahrnehmt. Nutzt die nonverbale Kommunikation, die die persönlichen Begegnungen auf der Messe ermöglichen. Wenn ihr gerade ein Angebot vorstellt, könnt ihr die zweite Person natürlich mit ins Gespräch einbeziehen.
Je mehr ihr vor Ort seid, umso besser könnt ihr euch um die Messe-Besucher*innen kümmern. Mindestens solltet ihr immer zu zweit sein, damit euer Stand durchgehend besetzt ist. Achtet außerdem darauf, dass ihr euch hauptsächlich mit den Besucher*innen und nicht mit den Kolleg*innen unterhaltet. Und wenn es am Nachmittag ruhiger wird, dann haltet trotzdem bis zum Ende des Tages durch.
Falls ihr Ehrenamtliche zur Betreuung des Messestandes schickt, schult sie vorher nicht nur inhaltlich, sondern vor allem zu euren Kommunikationsleitlinien. Denn schlechte Kommunikations-Skills wiegen auf einer Messe schwerer als ein paar inhaltliche Lücken.
Tipp 5: Da war noch was! Die Nachbereitung nicht vergessen
Ihr habt auf der Messe großartige Arbeit geleistet, Besucher*innen verzaubert und unzählige Gespräche geführt? Dann heißt es jetzt am Ball bleiben: Pflegt die Kontakte, die ihr gesammelt habt. Bedankt euch für die netten Gespräche und versendet Infomaterial.
Ein letzter und sehr elementarer Schritt ist die Evaluation des Messeauftritts. Hat sich das Investment gelohnt? Jetzt hilft ein Rückblick:
- Habt ihr die Ziele erfüllt, die ihr euch gesetzt habt?
- Wie viele Gespräche hat ihr geführt und wie lange waren sie?
- Sind Kooperationen zu Stande gekommen oder in Aussicht?
- Führte der Austausch mit der Zielgruppe zu hilfreichem Feedback für die Produktweiterentwicklung?
- Abschlusskalkulation: Welche Kosten sind tatsächlich angefallen?
Olivers Expertentipp:
Seid ehrlich zu euch selbst und schaut auch darauf, warum manche Dinge nicht funktioniert haben. Fragt euch, woran es gelegen haben könnte, dass nur wenige Gespräche geführt wurden. Seid ihr auf der großen Messe schlichtweg untergegangen? Dann könnte es an der Auswahl der Messe gelegen haben. Seht eure Fehler als Lernkurve, um bei der nächsten Messe in diesen Bereichen besonders zu punkten. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Messe im ländlichen Raum statt in einer Metropole? Dort geht euer Angebot nicht unter, sondern verhilft euch sogar zu einem Alleinstellungsmerkmal.
