Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht – auch für Non-Profits

Hat eure Non-Profit einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, einen Zweckbetrieb oder vermietet ihr Räumlichkeiten, eine Sportstätte oder Werbeflächen? Dann müsst ihr ab dem Jahreswechsel auf E-Rechnungen im XML-Format eingestellt sein. Höchste Zeit, sich mit dem Thema zu befassen, auch als Verein, Stiftung oder gGmbH.

Worum geht es bei der E-Rechnung?

Als E-Rechnung werden digitale Rechnungsdokumente in genormten XML-Dateiformaten bezeichnet. Sie wird demnächst zur Default-Form für Rechnungen, die sich Unternehmen, Behörden und in bestimmten Fällen auch gemeinnützige Organisationen untereinander ausstellen. Eine entsprechende Änderung des Umsatzsteuergesetzes tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Für Rechnungen an öffentliche Stellen ist die E-Rechnung schon seit 2020 vorgeschrieben.

Die kommende E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur kommerzielle Unternehmen und Selbstständige, sondern auch eingetragene Vereine, rechtsfähige Stiftungen und gemeinnützige Kapitalgesellschaften wie eine gGmbH, wenn sie vom Umsatzsteuergesetz als „Unternehmer“ erfasst werden: wenn sie mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, einem Zweckbetrieb oder durch Vermögensverwaltung (etwa Vermietung) Umsätze erzielen, die umsatzsteuerpflichtig sind.

Diese Non-Profits müssen ab dem kommenden Jahr in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen in den besagten XML-Dateiformaten zu verarbeiten. Grundsätzlich sollten sie dann außerdem eigene Rechnungen als E-Rechnung ausstellen können. Allerdings gelten für Ausgangsrechnungen zunächst Übergangsregelungen – dazu weiter unten mehr.

Pflicht zur E-Rechnung: Sie kann auch Non-Profits erfassen

Die neue E-Rechnungsvorschrift fällt ins Umsatzsteuerrecht. Sie gilt für alle, die im Umsatzsteuergesetz als „Unternehmer“ bezeichnet werden, wenn sie Rechnungen von einem anderen „Unternehmer“ erhalten oder selbst ausstellen, also zum Beispiel:

Kapitalgesellschaften wie eine GmbH, UG oder AG,
gemeinnützige Kapitalgesellschaften wie eine gGmbH oder gUG, außer im ideellen Bereich
Personengesellschaften wie eine GbR, KG oder OHG
Einzelselbstständige
eingetragene Vereine, außer im ideellen Bereich
rechtsfähige Stiftungen, bei gemeinnützigen Stiftungen nicht im ideellen Bereich
Genossenschaften
nicht eingetragene Vereine
und auch sonst grundsätzlich alle juristischen Personen sowie alle, die keine Privatleute sind beziehungsweise als solche handeln

Euer Verein oder eure Stiftung ist „Unternehmer“ im Sinne des Umsatzsteuerrechts, wenn Umsätze erzielt werden, die umsatzsteuerpflichtig sind – ob durch Vermögensverwaltung, mit einem Zweckbetrieb oder einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Dann ist die neue E-Rechnung grundsätzlich für euch ein Thema.

Ist eure Non-Profit betroffen?

Erzielt ihr Umsätze außerhalb des ideellen Bereichs, z. B. durch Seminare, Sponsoring, Vermietung, ein Vereinscafé oder Projekte die ihr für andere durchführt?
Berechnet ihr dabei auch Nicht-Privatleuten Kosten, zum Beispiel Firmen, Behörden oder Vereinen?
Haben diese ihren Sitz im Inland?
Sind die berechneten Waren oder Dienstleistungen umsatzsteuerpflichtig, also nicht umsatzsteuerbefreit wie z. B. Heilbehandlungen oder allgemeinbildende Maßnahmen?
Erreichen die Rechnungen (Brutto-)Beträge von mehr als 250 Euro?

Wenn die Antwort auf alle Fragen „ja“ lautet, müsst ihr euch mit E-Rechnungen befassen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn euer Verein Seminare für Unternehmen anbietet, seine Sportstätte an einen anderen Verein vermietet oder für einen Träger Betreuungsangebote organisiert, die unter keine Umsatzsteuerbefreiung fallen

Fragt ein*e Steuerberater*in, wenn ihr unsicher seid. Denn dann geht es ja nicht nur um die E-Rechnung, sondern um eine mögliche Umsatzsteuerpflicht. Und über die solltet ihr Bescheid wissen.

Keine Ausnahme für „Kleinunternehmer“

Als „Kleinunternehmer“ bezeichnet das Umsatzsteuergesetz „Unternehmer“, von denen keine Umsatzsteuer erhoben wird. Voraussetzung: Der Vorjahresumsatz darf maximal 22.000 Euro betragen haben, der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen.

Für „Kleinunternehmer“ gelten bei der Pflicht zur E-Rechnung keine Ausnahmen. Selbst wenn euer wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb aufgrund dieser Regelung Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellt, muss er ab 2025 mit eingehenden E-Rechnungen zurechtkommen.

E-Rechnung: XML-basierte Rechnungsdokumente

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ So steht es in der 2025 in Kraft tretenden Neufassung des § 14 UStG, der die „Ausstellung von Rechnungen“ regelt.

Als E-Rechnung zählen ausschließlich XML-Dateiformate, die der Norm EN 16931 und damit der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Den Unterschied zwischen einer XML-Rechnung und einer Papier- oder PDF-Rechnung zeigt eine Vergleichsgrafik auf der E-Rechnungsseite der Bundesregierung.

In der Praxis sind vor allem zwei Rechnungsformate verbreitet, die diese Voraussetzungen erfüllen. Sie heißen XRechnung und ZUGFeRD. Andere Formate sind möglich, spielen aber bislang in Deutschland kaum eine Rolle.

XRechnung ist ein „nacktes“ XML-Format. Es besteht nur aus XML-Code, der alle Rechnungsinformationen enthält. Dieser ist zwar maschinenlesbar. Für menschliche Augen ist er aber so schwer erfassbar wie der Quellcode einer Webseite. Man kann eine XRechnung, anders als eine PDF-Rechnung, nicht ohne weiteres mit einem PDF-Reader oder im Browser betrachten bzw. in lesbarer Form ausdrucken. Dafür benötigt man ein Tool, ein Plugin oder eine Software, die auf XRechnungen ausgerichtet ist. Wenn ihr öffentlichen Auftraggeber*innen eine Rechnung stellt, erwarten sie eine XRechnung.
Das hybride Rechnungsformat Format ZUGFeRD wurde entwickelt, um E-Rechnungen gleichzeitig für Menschen lesbar zu machen. Es besteht aus zwei Komponenten, dem XML-Code und einer PDF-Datei mit denselben Informationen. Bei Abweichungen, die es natürlich nicht geben sollte, sind stets die Informationen im XML-Teil ausschlaggebend.

Übermitteln lassen sich E-Rechnungen zum Beispiel als E-Mail-Anhang oder per Download-Link. Größere Unternehmen und Behörden nutzen bei XRechnungen oft einen speziellen Übertragungskanal (Peppol).

Worin besteht die E-Rechnungspflicht genau?

Ab 2025 ist vorgeschrieben, dass Rechnungen von „Unternehmern“ an „Unternehmer“ im Inland bis auf bestimmte Ausnahmen als E-Rechnung erstellt und übermittelt werden müssen. Das gilt auch für Non-Profits, außer im ideellen Bereich. Als E-Rechnung zählen nur strukturierte elektronische Formate: XML-Dateien gemäß Norm EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Nicht als E-Rechnung zählen Papierrechnungen sowie Rechnungsdokumente im PDF-Format, als Word– oder Excel-Datei bzw. direkt in einer E-Mail. Sie alle werden in Zukunft als „sonstige Rechnung“ zusammengefasst.
Rechnungen, die an Privatleute beziehungsweise Endverbraucher*innen ausgestellt werden, müssen auch in Zukunft keine E-Rechnungen sein. Papier oder PDF sind in diesem Fall weiterhin okay.
Bei Rechnungen für umsatzsteuerfreie Leistungen oder Lieferungen könnt ihr ebenfalls auf eine E-Rechnung verzichten. Das gilt selbst bei „Unternehmern“ als Rechnungsadressat*innen. Umsatzsteuerfrei sind beispielweise Heilbehandlungen, Bildungsleistungen oder Aufführungen einer umsatzsteuerbefreiten Theatertruppe.
Eine weitere Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Diese könnt ihr weiterhin auch auf Papier, als PDF oder in einem anderen tauglichen Format ausstellen, unabhängig davon, ob der oder die Empfänger*in „Unternehmer“ ist. Gleiches gilt für Fahrscheine, etwa einer Museumsbahn.
Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag, gegebenenfalls also einschließlich Umsatzsteuer. Auf solchen Kleinbetragsrechnungen sind nur ein Teil der Rechnungsangaben notwendig, die für Rechnungen über höhere Beträge vorgeschrieben sind. Die Liste steht in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 33 UStDV, die vollen Rechnungsangaben finden sich in § 14 Abs. 4 UStG).
Auch Verträge, in denen es um umsatzsteuerpflichtige Leistungen oder Lieferungen geht, sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Beispiele dafür sind Mietverträge mit Umsatzsteuer, Provider-Verträge oder Abonnements. Zumindest für einen Abrechnungszeitraum, also etwa einen Monat, muss zu dem Vertrag eine E-Rechnung erstellt werden. Es kann deshalb sein, dass ihr eine E-Rechnung von der Vermieterin erhaltet oder dass die Mieter eures Trainingsgeländes danach fragen.

Übrigens: Es geht nicht nur darum, dass ihr E-Rechnungen empfangen und – zumindest später – auch verschicken könnt. Ihr müsst sie außerdem im Originalformat revisionssicher archivieren, das heißt geschützt vor Manipulationen. Darüber hinaus müssen XRechnungen bei einer Prüfung des Finanzamts jederzeit auslesbar sein. Ihr solltet also dafür Software bereithalten.

Übergangsfristen: Wann müsst ihr mit den E-Rechnungen starten?

Direkt ab dem 1. Januar 2025 solltet ihr in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ihr benötigt also ein Tool oder eine Software, mit der ihr Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lesen und speichern könnt.
Bis Ende 2026 könnt ihr selbst an Unternehmen, Vereine oder Selbstständige noch sonstige Rechnungen (PDF, Papier) verschicken, wenn die Empfänger*innen einverstanden sind. Das gilt nicht bei Vorausrechnungen und Teilrechnungen für etwas, das ihr erst 2027 liefert oder leistet.
Bis Ende 2027 könnt ihr auf E-Rechnungen selbst bei „Unternehmern“ verzichten, wenn euer Umsatz maximal 800.000 Euro im Jahr beträgt. Entscheidend ist der Umsatz der Organisation, die die Rechnung ausstellt, also zum Beispiel des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Außerdem muss die Empfänger*innenseite einverstanden sein, und der Umsatz darf nicht in die Zeit nach 2027 fallen.
Bis Ende 2027 könnt ihr ebenfalls bei „sonstigen Rechnungen“ bleiben, wenn ihr diese mit EDI erstellt. Das dürfte nur bei wenigen Non-Profits der Fall sein. Diesen Datenaustausch-Standard nutzen vor allem größere Unternehmen und Behörden.

Unterm Strich wird es bei den meisten Non-Profits ab 2025 mit dem Empfangen von E-Rechnungen akut. Spätestens ab 2028 gilt das dann auch für den Versand, falls Rechnungen über umsatzsteuerpflichtige Leistungen oder Lieferungen an „Unternehmer“ einschließlich von Behörden und anderen Non-Profits gehen.

Welche Software sollen wir nehmen?

Eine für alle Non-Profits gültige Programm-Empfehlung gibt es nicht. Es hängt davon ab, wie viele Rechnungen an „Unternehmer“ ihr schreibt oder schreiben werdet, und wie viele Rechnungen ihr selbst bekommt.

Nutzt ihr ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm oder eine Vereinssoftware mit Rechnungsverwaltung von einem der aufgeführten Anbieter? Dann könnt ihr davon ausgehen, dass E-Rechnungen rechtzeitig unterstützt werden. Natürlich solltet ihr das bald prüfen.

Wenn nicht, ist der Umstieg auf eine solche Software-Lösung eine ernsthafte Überlegung wert. Eine solide Buchhaltungs- oder Vereinssoftware liest und erstellt nicht nur E-Rechnungen. Sie hilft außerdem dabei, die Buchhaltung im Verein vernünftig zu organisieren. Und sie sorgt dafür, dass eure Rechnungen und euer Archiv den Anforderungen des Fiskus entsprechen.

Außerdem sind für die Zukunft weitere Digitalisierungsschritte geplant, darunter ein EU-weites Meldesystem für Umsätze. Spätestens dann wird an einem „richtigen“ Vereins- oder Buchhaltungsprogramm kaum ein Weg vorbeiführen.

Es gibt auch günstige und sogar kostenlose E-Rechnungs-Tools, die ihr nutzen könnt:

Kostenlos erstellen und auslesen könnt ihr einzelne E-Rechnungen mit der Free-Version von WISO MeinBüro Rechnungen.
Eine in der Basisversion kostenlose E-Rechnungs-Lösung gibt es bei b2brouter. Um per E-Mail eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten, benötigt ihr allerdings bereits einen Bezahltarif.
Kostenlose Zusatzfunktionen für XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen mit LibreOffice ermöglichen die Datenbanken von Robert Grosskopf. Dafür erfordern sie die Bereitschaft zur Einarbeitung, ganz simpel ist die Nutzung nicht.
Eine Liste mit weiteren kostenlosen E-Rechnungs-Tools findet ihr beim Selbstständigen-Verband VGSD.

Vorsicht: Viele dieser Tools sind vor allem dazu gedacht, Rechnungen in E-Rechnungen zu konvertieren. Das digitale revisionssichere Archivieren und alle anderen Buchhaltungsaufgaben müsst ihr dann anders lösen, möglicherweise auch die Darstellung eingehender E-Rechnungen. Ob sich die Nutzung der kostenlosen Tools trotzdem lohnt, sei dahingestellt. Das Finanzamt wird jedenfalls kein Verzeichnis von Office-Dateien und keinen Ordner reiner Papierausdrucke als Buchhaltung akzeptieren.

Gesetzesgrundlagen, Vorschriften, weitere Links

Rechtsgrundlage ist § 14 Umsatzsteuergesetz. Die aktuell noch geltende Fassung unterscheidet sich in wichtigen Punkten von der Neufassung, die 2025 in Kraft tritt.
Diese Neufassung ergibt sich aus Artikel 23 des Wachstumschancengesetzes, das im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde (S. 23 im PDF).
Die Finanzverwaltung hat ein „BMF-Schreiben“ als Entwurf erstellt. Es soll als Verwaltungsanweisung zur E-Rechnung für die Finanzämter dienen und klärt auf 16 Seiten verschiedene Praxisfragen. Die finale Fassung soll demnächst erscheinen.
Wer sich durch die EU-Vorschriften zur E-Rechnung kämpfen möchte: Einschlägig ist die Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014.
Umfangreiche Informationen zur XRechnung liefert die Website zur E-Rechnung der Bundesregierung. Allerdings geht es vor allem um die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.