Der Schock sitzt tief, wenn die Weiterfinanzierung eines Projektes spontan platzt. Für Non-Profits und ihre Mitarbeitenden kann das dramatische Folgen haben – angefangen bei fehlenden Mitteln für Verwaltung, Kommunikation oder Vereinsräume bis hin zur Entlassung von Teammitgliedern. Was ihr in solch einer Situation tun könnt, haben wir hier zusammengetragen.
Tipp 1: Kontaktiert die Förderinstitution
Kommunikation ist alles! Eine Absage kommt in der Regel in standardisierter Form per Post. Die erste Reaktion sollte der Griff zum Telefon sein. Vielleicht gibt es sogar einen direkten Kontakt zu einem*r Sachbearbeiter*in, den oder die ihr bereits kennt? Es ist euer gutes Recht, die Gründe für die Absage zu erfahren und mögliche Lösungen zu besprechen.
Auch wenn eine Begründung im Moment finanziell nicht weiterhilft, kann sie einen Hinweis geben, ob euer Förderantrag inhaltliche Schwächen aufweist oder ob einfach zu viele Bewerber*innen auf zu wenig verfügbare Mittel gestoßen sind. Tauscht euch mit den Verantwortlichen darüber aus, wie kurzfristige Förderabsagen in Zukunft vermieden werden können.
Tipp 2: Überprüft die Auswirkungen auf euer Gesamtbudget
Fällt eine wichtige Finanzierungsquelle weg, solltet ihr schnellstmöglich überprüfen, welche Auswirkungen dies auf das Gesamtbudget und damit auf die Organisation hat:
- Müssen kurzfristig Mitarbeitende gekündigt werden?
- Müssen kurzfristig Aktivitäten eingestellt werden, die dem gemeinnützigen Zweck dienen?
- Welche zusätzlichen Kosten fallen für das verbleibende Personal für Strategie und Fundraising an?
- Welche anteilig finanzierten Kosten wie Verwaltungskosten, Personalkosten für Geschäftsführung/Verwaltung/Kommunikation oder Miete fallen weg?
Tipp 3: Betreibt emotionales Krisenmanagement
Ein plötzlicher Projektabbruch bedeutet für die Projektangestellten in der Regel den unmittelbaren Verlust ihres Arbeitsplatzes. Jetzt ist es wichtig, mit den Teammitgliedern ins Gespräch zu gehen und sie emotional aufzufangen. Wenn die Möglichkeit besteht, könnt ihr dafür professionelle (ehrenamtliche) Unterstützung in Anspruch nehmen.
Versucht, Ruhe zu bewahren und das verbleibende Team zu motivieren. Gemeinsam könnt ihr einen klaren Plan entwickeln, wie ihr mit der neuen Situation umgeht und eure Mission und Ziele weiterhin erreicht.
Um der Situation ein wenig die Schwere zu nehmen, kann folgendes hilfreich sein: Erinnert euer Team daran, dass es sich im Wettbewerb um Fördermittel unter vielen Gleichgesinnten befindet und nie alle sozialen Projekte gleichzeitig gefördert werden können. So ist leider das Geschäft.
Tipp 4: Definiert die nächsten Schritte
Mit dem plötzlichen Ende einer Projektfinanzierung müssen schnell zahlreiche Entscheidungen getroffen werden. Diese Bereiche sind besonders wichtig:
Die Sicherung der Gemeinnützigkeit
Die Grundlage für die Prüfung, welche Tätigkeiten zur Erfüllung des gemeinnützigen Zwecks erforderlich sind, ist eure Satzung. Überlegt euch:
- Welche Veranstaltungen müssen trotz der Krise weiterhin stattfinden, damit die Gemeinnützigkeit nicht gefährdet wird?
- An welchen Stellen können Mittel eingespart werden, ohne die Gemeinnützigkeit zu gefährden?
Personalentscheidungen
Projektförderungen decken in der Regel auch Personalkosten ab. Fällt eine Förderung weg, hat das Folgen für eure Personalaufstellung im Gesamtteam:
- Von welchen Personen muss sich die Organisation trennen?
- Welche Aufgaben können zeitweise von Ehrenamtlichen übernommen werden?
Verfügt die Organisation über genügend freie Eigenmittel, z.B. durch Spenden oder den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, können die von der geplatzten Finanzierung betroffenen Personalstellen weiterhin stundenweise querfinanziert werden. Hierbei müsst ihr akribisch rechnen und planen!
Wenn von mehreren Projektmitarbeitenden nur eine Person weiterbeschäftigt werden kann, muss entschieden werden, wer das ist. Das ist keine leichte Entscheidung. Es kann sinnvoll sein, eine Person auszuwählen, die besonders stark in projektübergreifenden Querschnittsaufgaben ist. Sie könnte sich z.B. dem Thema Fundraising widmen, um schnell neue Fördermittel zu akquirieren oder stundenweise bei administrativen Aufgaben zu unterstützen.
Möglicherweise können auch andere Mitarbeitende, die nicht vom Wegfall der Förderung betroffen sind, ihre Stundenzahl reduzieren. Damit geben sie einen Teil ihres Gehalts frei, und die Bezahlung der betroffenen Projektperson kann zumindest stundenweise bis zur erfolgreichen Weiterfinanzierung des Projektes gesichert werden.
Aber Vorsicht: Das funktioniert in der Regel nur bei Personalstellen, die aus freien Mitteln finanziert werden und nicht projekt- und damit zweckgebunden sind. Teammitglieder, die über andere Projektförderungen finanziert werden, können ihre Stunden nicht einfach ohne Rücksprache mit der Förderinstitution reduzieren und anderen Personen zuweisen.
Entscheidungsmandate
Auch wenn Personalentscheidungen bisher in der Regel im hauptamtlichen Team getroffen wurden, kann es in Krisensituationen hilfreich sein, sich Rat von außen zu holen – zum Beispiel von Vereinsmitgliedern oder vom Vorstand. Das hilft vor allem in den oft vertrauten Strukturen eines gemeinnützigen Vereins, wo es nicht selten zu persönlicher Befangenheit bei schwierigen Personalentscheidungen kommt.
- Welche Entscheidungen müssen jetzt schnell getroffen werden?
- Wer muss unbedingt mitentscheiden? Wer will überhaupt mitentscheiden?
Tipp 5: Diversifiziert eure Finanzierungsquellen
Damit euch eine kurzfristige Projektabsage nicht direkt den Boden unter den Füßen wegreißt, ist es wichtig, auf eine nachhaltige finanzielle Stabilität der Non-Profit hinzuarbeiten. Diese Schritte können dabei helfen:
Gründet eine Fundraising-Taskforce
Gebt die Hoffnung nicht auf, denn auf eine Projektablehnung kann schnell wieder eine Zusage folgen. Bevor sich aber Einzelpersonen überstürzt an große Förderanträge setzen, ist es sinnvoll, einen gemeinsamen Fahrplan zu entwickeln. Am besten, ihr bildet eine Fundraising-Taskforce und überlegt, wo die jeweiligen Stärken liegen:
- Haben Mitarbeitende aus anderen Projekten Kapazitäten, um die Taskforce beim Fundraising zu unterstützen?
- Welche Teammitglieder können gut texten, wer kennt sich gut mit Zahlen aus?
- Welche Ausschreibungen passen am besten zu euren thematischen Schwerpunkten? Welche Ausschreibungen solltet ihr priorisieren?
Nutzt euer Netzwerk
Jetzt heißt es: Gemeinsam statt einsam! Mobilisiert die Menschen und Gruppen, die euch schon seit langem kennen und unterstützen, und bezieht sie in eure Notlage ein. Durch den Dialog mit altbekannten Ehrenamtlichen und Finanzierungspartner*innen können sich neue Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit oder Finanzierung ergeben. Und nur wer aktiv nachfragt, erfährt auch, ob es noch Restmittel in den Fördertöpfen gibt, die als Soforthilfe freigegeben werden können.
Fahrt mehrgleisig
Neben dem klassischen Fundraising auf große Fördertöpfe ist es sinnvoll, euer Konto mithilfe von Unternehmenskooperationen, Spenden oder Crowdfunding wieder aufzufüllen.
- Mit Kooperationen könnt ihr zumindest indirekt Kosten sparen. Zahlreiche Firmen stellen ihre Fachkräfte stundenweise frei, damit sie in dieser Zeit für eine soziale Organisation arbeiten können. Auf diese Weise könnt ihr euch zum Beispiel Unterstützung für die Buchhaltung oder das Fundraising holen, um personelle Engpässe auszugleichen und weniger freie Mittel für die Personalkosten für diese Querschnittsstellen auszugeben.
- Nutzt Crowdfunding-Plattformen wie betterplace oder gofundme. Dort könnt ihr eure expliziten Bedarfe einstellen und zum Spenden aufrufen. Achtet darauf, dass ihr eure Bedarfe verständlich formuliert, damit sich potentielle Spender*innen genau vorstellen können, was mit ihrem Geld passiert. Zeigt, warum eure Arbeit so wichtig ist und welchen sozialen Mehrwert sie schafft.
Ein Beispiel
“Durch eine geplatzte Förderung fehlen uns die Mittel für die Bezahlung unserer Vereinsräume. Wir benötigen 4.000 Euro, um die Miete für die nächsten zwei Monate bezahlen zu können. Unsere Vereinsräume sind nicht nur das Büro für unsere fünf hauptamtlichen Mitarbeitenden, sondern auch das Herz unserer vielzähligen kostenlosen Workshops und Sprachtandems.”
Bilder oder Videos verstärken die Botschaft und holen die Leser*innen emotional ab. Außerdem ist es wichtig, die Unterstützer*innen während der Spendenkampagne über die Entwicklungen des Crowdfundings auf dem Laufenden zu halten.
Soziale Netzwerke und E-Mails eignen sich gut, um die Kampagne zu bewerben und zu verbreiten. Fordert eure Community auf, die Kampagne zu teilen – sharing is caring!
Spenden können auch über andere Kommunikationskanäle gesammelt werden. Social-Media-Plattformen eignen sich für aussagekräftige Bilder und aktivierende Texte. Für Unternehmen und Stiftungen bietet es sich an, einen E-Mail-Onepager zu erstellen, in dem ihr die aktuelle Notsituation und den Finanzbedarf beschreibt.
Tipp
Es ist grundsätzlich ratsam, sich als Non-Profit-Organisation nicht einseitig von geförderten Projektmitteln abhängig zu machen. Stärkt daher die Bereiche des Vereins, die in Notsituationen nicht zweckgebundene Mittel zur Verfügung stellen können. Regelmäßige und langfristige Kooperationen, Spendeneinnahmen und Gewinne im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind wichtige Säulen für eine nachhaltige finanzielle Stabilität. Hilfreich können auch Partnerschaften mit anderen Organisationen sein, um gemeinsam Finanzierungsquellen zu erschließen.
Unsicher, wo du anfangen sollst?
Im Finanzierungskompass erhältst du in nur 10 Minuten einen Überblick über die finanzielle Situation deiner Organisation und wertvolle Hinweise, welche Finanzierungsquellen ihr weiterentwickeln könntet.
Tipp 6: Betreibt Schadensbegrenzung
Scheitern alle Versuche, das verlorene Projekt rasch zu refinanzieren, ist die Entlassung von Projektmitarbeitenden leider unvermeidlich. Hier hilft nur der Versuch einer Schadensbegrenzung: Können die betroffenen Personen spontan in einer anderen Non-Profit weiterbeschäftigt werden? Vielleicht gibt es bei befreundeten Organisationen, die mehr Glück mit der Finanzierung hatten, offene Stellen.
Trotz der schwierigen Situation könnt ihr mit Eigeninitiative, guter Selbstorganisation und einer Portion Kreativität Wege finden, eure wichtige Arbeit auch mit gescheiterter Projektförderung fortzusetzen.
