Über die Resultate und Wirkung eurer Angebote zu berichten ist aus vielen Gründen sinnvoll. Zum einen legitimiert ihr mit einem Wirkungsbericht gegenüber Geldgeber*innen eure Wirksamkeit und steigert damit die Chancen einer Finanzierung. Zum anderen eignen sich Wirkungsberichte dazu, dem eigenen Team oder Kooperationspartner*innen gegenüber zu kommunizieren, was gut läuft, und welche Potenziale es für die Zusammenarbeit gibt.
Fürs Reporting lassen sich verschiedenste Formate und Kanäle nutzen, z.B. Instagram- oder LinkedIn-Posts, Pressemitteilungen, eine Unterseite auf der eigenen Website, Newsletter, Videos und natürlich Wirkungsberichte. Wirkungsberichte gehören zu den umfassendsten Varianten. Einen Wirkungsbericht zu schreiben ist vor allem beim ersten Mal eine Herausforderung. Mit den folgenden Tipps möchten wir euch eine Orientierung bieten und den Einstieg zum Erstellen eines Wirkungsberichts erleichtern.
1. Bleibt entspannt: Ihr kommt auch erstmal ohne Daten zurecht
Wenn eure Organisation sich zum ersten Mal mit Wirkungsorientierung beschäftigt, ist es ganz normal, dass ihr nur wenige oder auch gar keine Daten habt, die ihr für den Bericht verwenden könnt. Der erste Bericht macht euch als Organisation vor allem darauf aufmerksam, was euch noch fehlt, um wirkungsorientiert zu arbeiten. Das führt uns direkt zum nächsten Tipp:
2. Blick voraus: Der erste Bericht bezieht sich eher auf die Zukunft
Da ihr vermutlich noch keine Ziele, Indikatoren, Erhebungsmethoden und damit Daten habt, die ihr präsentieren könnt, ist es sinnvoll, darüber zu berichten, was ihr diesbezüglich bis zum kommenden Jahr implementieren wollt. Es geht darum, glaubwürdig und nachvollziehbar zu kommunizieren, wie sich eure Organisation im aktuellen Jahr mehr in Richtung Wirkung orientiert. Im ersten Jahr bedeutet das, sich darüber bewusst zu werden, was es dafür braucht und wie ihr den Berichtsprozess angehen wollt.
3. Hangelt euch am SRS-Leitfaden entlang
Der Social Reporting Standard (SRS) ist ein Leitfaden für die wirkungsorientierte Berichterstattung von gemeinnützigen Organisationen. Er fragt gezielt Daten und Belege ab, die ihr auch für eure Fundraising-Argumentation nutzen könnt und bietet eine Struktur, die euch hilft, die Geschichte hinter eurem Lösungsansatz verständlich und eingängig zu erzählen: Welches gesellschaftliche Problem möchte eure Organisation bearbeiten? Welchen Lösungsansatz habt ihr dafür entwickelt? Woran erkennt ihr, dass dieser Lösungsansatz gut funktioniert? Der SRS erfragt aber nicht nur Wirkungsbelege. Er hilft euch auch, Kennzahlen und Pflichtangaben transparent abzubilden. Schaut einfach mal ins Inhaltverzeichnis und blättert durch, um eine Idee vom Aufbau zu bekommen.
4. Lasst euch von anderen inspirieren
Wie kann so ein Wirkungsbericht aussehen? Welche Art der Gestaltung und Aufbereitung passt zu eurer Organisation? Schaut euch hierfür Beispiele von Berichten anderer Organisationen an, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie man Wirkung kommunizieren kann. So entwickelt ihr nach und nach einen Blick dafür, welche Form der Kommunikation gut funktioniert und mithilfe welcher Kniffe ihr eure Wirkung zügig und plausibel kommunizieren könnt.
5. Fangt klein an
- Es muss nicht direkt im ersten Schritt ein ganzer Bericht sein
Manchmal ergibt es Sinn, sich zunächst auf schnell erzielte Resultate ohne großen Aufwand zu konzentrieren, um Schritt für Schritt ins Thema Wirkungsbericht zu kommen. Ihr könntet so z.B. eine kleine Post-Reihe auf euren Social-Media-Kanälen veröffentlichen, in der ihr jeweils nur eine Zahl, ein Zitat und eine Geschichte kommuniziert, die zeigen, was sich durch eure Organisation verändert.
- Berichtet zunächst über ein Teilprojekt
Oftmals ist es schlicht zu komplex, gleich beim ersten Reporting die gesamte Organisation zu analysieren. Wenn ihr klein anfangt und die Berichterstattung zunächst anhand eines Teilprojekts durchexerziert, lernt ihr im Kleinen, worauf ihr später mit dem Blick auf die gesamte Organisation achten solltet: Wann brauchen wir von welchen Kolleg*innen welche Infos? Wie viel Zeit könnte die gesamte Berichterstattung kosten?
- Startet mit einem Mini-Bericht
Erleichtert euch die Aufgabe, indem ihr zu allen Bereichen des SRS nur jeweils ein bis drei Sätze schreibt, die ihr aus dem Stegreif niederschreiben könnt. Vernachlässigt Abschnitte, zu denen euch nichts einfällt und vermerkt dort interne Ansprechpartner*innen, die euch bei diesen Themen mit ihrem Wissen weiterhelfen können. Ein Wirkungsbericht kann und sollte ohnehin nicht von einer einzigen Person geschrieben werden. So habt ihr schnell ein gutes Grundgerüst für euren Mini-Bericht.
6. Gestaltet euren Wirkungsbericht: Design-Tools & Pro-Bono-Gestalter*innen
Nicht jede gemeinnützige Organisation hat jemanden, der gerne und gut gestalten kann. Doch nicht verzagen, dafür gibt es zum Glück Lösungen!
- Auf youvo könnt ihr die Gestaltung eures Berichts oder Flyers z.B. an Kreative geben, die sich engagieren wollen.
- Auf vostel geht es um die Verknüpfung von Ehrenamtlichen bzw. Engagierten und gemeinnützigen Organisationen, aber vielleicht werdet ihr ja auch hier fündig!
- Wenn ihr erstmal selbst etwas gestalten wollt, sind Powerpoint (oder PAGES auf Apple-Produkten) ein guter Anfang. Slidequest liefert für Powerpoint und Pages Vorlagen und ist dabei bezahlbar (ca. 50€ einmalig).
- Falls ihr mit einem Flyer oder Instagram-Post starten wollt, hilft euch Canva mit Designs. Canva Pro ist für gemeinnützige Organisationen kostenlos.
7. Digital ist genug: Es muss keine gedruckte Broschüre sein
Eine Broschüre zu gestalten und zu drucken ist aufwendig und weniger nachhaltig als z.B. eine kleine Präsentation zu erstellen, die ihr als PDF auf eurer Website verlinkt. Ihr könnt auch einzelne Ausschnitte aus dem Reporting in die Website, in den Newsletter und in eure Social-Media-Kanäle einbinden. Das hängt natürlich davon ab, an wen ihr berichtet: Ob eure Förder*innen lieber etwas Hübsches in der Hand halten oder sich am liebsten online informieren lassen, wisst ihr selbst am besten – wenn nicht, fragt sie!
8. Fragt euch: Wann und in welchem Umfang ist ein Wirkungsbericht für eure Organisation sinnvoll?
Entscheidend bei alledem ist: Weshalb, für wen und in welchem Umfang soll es einen Wirkungsbericht geben? Von euren Zielen und Kapazitäten leitet sich dann ab, was ihr wie groß, wie “schön” und wie spezifisch bis wann an wen berichten wollt. Nehmt euch dafür eine*n Sparringpartner*in aus eurem Team, um diese Fragen zu klären, falls sie noch nicht beantwortet sind. Je nach Organisationsstruktur solltet ihr mit einer Führungskraft oder eurem Team geklärt haben, wie viel Zeit in das erste Reporting fließen darf und was am Ende konkret vorliegen muss.
9. Bonus-Tipp: Nutzt den Bericht als Planungs- und Organisationsentwicklungstool
Während der Berichtserstellung werdet ihr sehr wahrscheinlich feststellen, dass ihr mit eurer Arbeit zwar viele Ziele verfolgt, die wenigsten davon aber wirklich Wirkungsziele sind. Dann müsst ihr im Team besprechen, welche Wirkungsziele ihr nun verfolgen und wie ihr deren Erreichung messen wollt . Das kann erstmal entmutigen, weil ihr womöglich das Gefühl habt, dass vieles in eurer Organisation noch unklar oder eure Arbeit noch nicht hinreichend deutlich auf das Erreichen einer gesellschaftlichen Wirkung hin ausgerichtet ist. Aber keine Sorge: Solche Befunde sind ganz normal und der erste Schritt auf eurem Weg, euch als Organisation zu verbessern und wirkungsorientiert weiterzuentwickeln! Teilt eure Aha-Momente mit Kolleg*innen und Leitungskräften und organisiert Lernrunden, in denen ihr euch gemeinsam Fragen zur gesellschaftlichen Wirkung eurer Organisation widmet!
