Organisationen wachsen, die Bedarfe der Zielgruppen ändern sich. Wie ihr die Güte eurer Angebote und Dienstleistungen auf dem neuesten Stand haltet

Im Lauf der Zeit verändern sich Projekte, Mitarbeitende kommen und gehen, Bedarfe der Zielgruppe variieren. Die Dynamik ist groß. Daher müssen die Weichen immer wieder nachjustiert werden. Eine mehrjährige Festlegung der Marschrichtung ist schwierig geworden. Besser ist es, regelmäßige Termine festzulegen, um den Kurs eurer Organisation zu checken und nötige Richtungsänderungen anzustoßen.

Angebote überprüfen: 3 Fragen für zwischendurch

Gut für pragmatische Strategieplanungen nutzen lässt sich ein Jour fixe, der zum Beispiel alle zwei Wochen stattfindet. In dem Termin könnt ihr im Team übergeordnete Themen besprechen. Als zentrale Fragen bieten sich an:

Trifft unser Angebot den Bedarf der Zielgruppe?
Identifizieren wir uns mit dem, was wir tun?
Liegen die Schwerpunkte an den richtigen Stellen?

Für alle Analysen, Gedankenspiele und Planungen gilt: Seid kreativ, beleuchtet die Themen von verschiedenen Seiten und versetzt euch in die Zielgruppe hinein. Lasst im ersten Schritt jeden Gedanken zu, um euren Handlungsspielraum nicht von vornherein einzuschränken.

Checkliste: Angebote und Dienstleistungen überprüfen

In mehreren Schritten könnt ihr prüfen, ob euer Projekt noch zielgerichtet ist, in die Zeit passt und sich nach wie vor dazu eignet, eure Visionen zu erreichen. Neben der finanziellen Situation gibt es weitere Faktoren, die eure Position charakterisieren:

Ursprüngliche Intentionen und Zielsetzungen: Sind sie noch aktuell und umsetzbar? Passen sie noch zu euch?
Zielgruppe: Entspricht euer Angebot noch dem aktuellen Bedarf? Erreicht ihr die Zielgruppe tatsächlich?
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Gelingt es, neue Kund*innengruppen für eure Produkte oder Dienstleistungen zu erschließen?
Preisstruktur bei Bezahl-Angeboten: Sollten die Preise – vielleicht wegen der Inflation oder veränderter Personal- und Materialkosten – angehoben werden, um den Fortbestand der Organisation zu sichern?
Veränderungen am Markt: Macht euch neue Konkurrenz das Leben schwer? Haben sich rechtliche oder politische Rahmenbedingungen geändert, die euch zu Anpassungen zwingen?
Technik und Medien: Hat sich der Stand der Technik verändert, werden neue Medien oder andere Social-Media-Kanäle genutzt? Stimmen eure Kommunikationswege noch mit den Vorlieben eurer Zielgruppe überein?
Organisatorisches: Sind die internen Abläufe noch effektiv oder sollte die Organisationsstruktur angepasst werden? Haben sich Arbeitsschwerpunkte unbemerkt verschoben, weil zum Beispiel Verwaltungstätigkeiten mehr Kapazitäten beanspruchen? Eine Zeiteinsparung bei ungeliebten Tätigkeiten erhöht die Lebensqualität enorm, auch dies ist eine Form der Optimierung!

So kommt ihr an die Informationen, die ihr braucht

Tagesabläufe prüfen: Starten könnt ihr mit einem Tätigkeitscheck. Er hilft dabei, Zeitfresser zu identifizieren. Schreibt ein oder zwei Wochen lang auf, wie viel Zeit ihr täglich mit den verschiedenen Tätigkeiten verbringt – mit Projekt A, B oder C, mit Telefonaten, dem Beantworten von E-Mails, der Erstellung von Konzepten, Teambesprechungen, Recherchen, der Netzwerkpflege oder dem Marketing. Daraus könnt ihr ableiten, an welchen Stellen Änderungsbedarf in der Aufgabenverteilung oder bei den Abläufen besteht.

Zielgruppe befragen: Am besten, ihr fragt direkt bei denjenigen nach, die ihr erreichen wollt. Was genau braucht eure Zielgruppe? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Als Befragungswege bieten sich an:

schriftliche Befragungen auf dem Postweg oder vor Ort,
mündliche Befragungen, die telefonisch oder persönlich erfolgen,
Online-Befragungen per Hyperlink oder E-Mail oder
Umfragen per App.

Viele Methoden der Kund*innenbefragung haben eine geringe Rücklaufquote, aber vor allem digitale Befragungen sind trotzdem effizient. Einen Vergleich von Tools für Online-Umfragen findet ihr hier.

Gespräche mit Kooperations- und Netzwerkpartner*innen führen: So könnt ihr herausfinden und abgleichen, welche allgemeinen Entwicklungen oder Marktverschiebungen zu beobachten sind.

Wirkung eurer Angebote messen: Gesellschaftliche Wirkung ist das Lebenselixier gemeinnütziger Projekte. Um stets klar vor Augen zu haben, welche Veränderungen eure Angebote bei der Zielgruppe bewirken, solltet ihr unbedingt regelmäßig Daten erheben. Die Ergebnisse könnt ihr außerdem gut für Förderanträge verwenden.

Mitarbeiterzufriedenheit prüfen: Auch die Stimmung innerhalb eures Teams oder eurer Organisation solltet ihr nicht aus den Augen verlieren. Denn zufriedene Mitarbeiter*innen sind zuverlässiger und produktiver als unzufriedene. Eine Beispielvorlage für Umfragen zur Mitarbeiter*innenzufriedenheit findet ihr hier.

Übersicht: Einnahmequellen gemeinnütziger Organisationen

Strategieanalyse überprüfen in 5 Schritten

Die folgenden Schritte helfen dabei, eure Strategie auf aktuellem Stand zu halten:

Neue Entwicklungen bei der Zielgruppe: Häufigere Anfragen zu Dienstleistungen können auf Wachstumsbereiche hinweisen
Rückmeldungen zu Angeboten und Dienstleistungen: Positive Beurteilungen zeigen euch eure Stärken, die ihr zur Weiterentwicklung des Angebots und für eure Positionierung nutzen könnt. Sie bieten auch einen Ansatzpunkt für Innovationen.
Zentrale Aktivitäten: Erstellt eine Übersicht, welche Programme, Projekte und Ausgaben im Mittelpunkt stehen.
Potenzialanalyse: Tragt Hinweise zu Zielgruppen- und Marktentwicklungen sowie Trends zusammen. Möchtet ihr tiefer in das Thema Potenzialanalyse einsteigen, findet ihr hier detailliertere Informationen.
Risikobetrachtung: Signale wie schwächelnde Dienstleistungen oder sinkende Nachfrage von Seiten der Zielgruppe zeigen Handlungsbedarf an. Nehmt frühe Anzeichen unbedingt ernst.

Neue Ideen entwickeln mit Brainstorming

Das Brainstorming ist eine bekannte Kreativitätstechnik, um schnell und unkompliziert neue Erkenntnisse, Anforderungen, Know-how und Ideen zusammenzutragen. Die Methode setzt auf spontane Einfälle. Sind an einer Brainstorming-Runde Vertreter*innen aller Tätigkeitsbereiche beteiligt, entstehen besonders realitätsnahe und aussagekräftige Ergebnisse.

4 Grundregeln sind dabei wichtig:

Auch bekannte Ideen dürfen weiterentwickelt oder kombiniert werden.
Kritik und Korrekturen sind nicht erlaubt.
Es sollen so viele Ideen wie möglich in kurzer Zeit entstehen.
Freie Assoziationen und ausgefallene Ideen sind ausdrücklich erwünscht. Erst in Phase zwei des Brainstormings werden die Ideen bewertet.

Realitäts-Check sorgt für Nachhaltigkeit und Zufriedenheit

Menschen und Märkte sind immer in Bewegung, und die Zeit lässt sich nicht anhalten. Eure Zielgruppe ist ein Spiegel, der euch die wichtigsten Rückmeldungen liefert. Behaltet Entwicklungen im Blick, prüft eure Visionen und werdet aktiv – dann findet ihr die gesuchten Lösungen und Wege. Weiterentwicklung ist nicht immer leicht, aber dafür umso spannender!

Dieser Beitrag wurde ermöglicht mit Mitteln der Deutschen Postcode Lotterie. Danke!