Für viele Non-Profits spielt der Minijob eine wichtige Rolle. Kennt ihr die geänderten Regeln für die Mitarbeit auf dieser Basis? Sie gelten seit 1. Oktober 2002.
Für Organisationen, die nur über begrenzte Einnahmen verfügen, sind Minijobs häufig die einzige Möglichkeit, einen Mitarbeiter*innenstab aufzubauen. Nicht selten bilden diese geringfügig beschäftigten Mitarbeiter*innen mit Minijob das aktive Rückgrat von Non-Profits. Minijobs sind vom Gesetzgeber reguliert. Deshalb werden die rechtlichen Vorgaben in regelmäßigen Abständen angepasst.
Mit veränderten rechtlichen Bedingungen können bei euren Minijobber*innen Vertragsanpassungen notwendig werden. Wir nutzen hier die Gelegenheit, das Modell Minijob nochmals allgemein transparent zu machen. Ebenso stellen wir euch die wichtigsten Änderungen ab Oktober 2022 vor.
Der Minijob – ein Erfolgsmodell für Vereine und andere Non-Profits?
Eine geringfügige Beschäftigung, bei der das Arbeitsentgelt einen vom Gesetzgeber vorgegebenen Höchstbetrag nicht übersteigt, wird auch als Minijob bezeichnet. Zu den geringfügigen Beschäftigungen gehören außerdem Tätigkeiten, die nur von kurzer Dauer sein.
Charakteristisch für Minijobs sind versicherungsrechtliche und steuerrechtliche Besonderheiten. Minijobber*innen sind nicht versicherungspflichtig in der Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Ebenso können sie sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Ihr als Arbeitgeber*innen zahlt eine Pauschale zur Kranken- und Rentenversicherung für jede*n geringfügig Beschäftigte*n. Zudem kann die Lohnsteuer pauschaliert werden. Minijobs eignen sich besonders für Nebentätigkeiten.
Aufgrund der privilegierten Rahmenbedingungen für Minijobs achten Gesetzgeber, Sozialversicherungsträger und Steuerbehörden auf die Einhaltung der Regeln. Haltet ihr euch nicht an den rechtlichen Rahmen für Minijobs, kann das ernsthafte finanzielle und rechtliche Konsequenzen für euch und eure Minijobber*innen haben.
Was gilt ab 1. Oktober 2022 für den Minijob?
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Minijobs wurden an den erhöhten Mindestlohn von zwölf Euro pro Stunde angepasst. Das bedeutet konkret: Die Verdienstgrenze für den Minijob wurde von 450 Euro auf 520 Euro angehoben.
Fragt ihr euch an dieser Stelle, wie viele Stunden eure Minijobber*innen bei euch tätig sein dürfen? Rechtlich vorgeschrieben ist keine Begrenzung der Stundenzahl. Diese ergibt sich aber zwingend aus der Einhaltung des Mindestlohns. Mit zwölf Euro pro Stunde dürfen Minijobber*innen maximal 43,33 Stunden pro Monat für euch arbeiten.
Wenn ihr euch schon mit dem Modell Minijob auseinandergesetzt habt, kennt ihr vielleicht die Möglichkeiten, euren Mitarbeiter*innen auf Minijobbasis mehr zu bezahlen. Ihr kombiniert dazu in der Abrechnung eine Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale mit der Entlohnung des Minijobs:
So erreicht ihr maximale Auszahlungsbeträge von 520 Euro + 70 Euro Ehrenamtsfreibetrag oder 520 Euro + 250 Euro Übungsleiterpauschale. Die steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Privilegierungen des Minijobs bleiben bei diesen Abrechnungen vollständig erhalten.
Wichtig zu wissen: Die Mindestlohnanforderung erstreckt sich nicht auf den Ehrenamtsfreibetrag oder die Übungsleiterpauschale. Dennoch gilt in diesen Kombinationen für das gesamte Entgelt der Mindestlohn. Dahinter steht der Gedanke, dass es sich um ein einheitliches Arbeitsverhältnis handelt.
Auch von großer Bedeutung für Non-Profits: Ihr könnt nicht durch vertragliche Vereinbarungen mit euren Minijobber*innen vom Mindestlohn abweichen. Wenn ein*e Minijobber*in freiwillig einen Teil der Vergütung an euch zurück spenden möchte, ist das möglich.
Minijobs sind abgesehen von der besonderen Situation im Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht sowie der Verdienstobergrenze reguläre Arbeitsverhältnisse. Eure Minijobber*innen haben Anspruch auf Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Sie bewegen sich im Rahmen gesetzlicher Kündigungsfristen.
Gilt die Verdienstobergrenze 520 Euro pro Monat immer?
Der Gesetzgeber knüpft mit der Verdienstgrenze an ein durchschnittliches Monatsgehalt an. Es gilt neben der monatlichen Verdienstgrenze auch eine absolute Jahresverdienstgrenze von 6.240 Euro. Diese darf im Jahreszeitraum nicht überschritten werden. Vereinzelt kann ein*e Minijobber*in monatlich mehr als 520 Euro verdienen. Schwankende Verdienste sind innerhalb eines bestimmten Rahmens möglich.
Wichtig zu wissen: Ihr solltet nicht von vornherein mit schwankenden Verdiensten bei euren Mitarbeiter*innen auf Minijobbasis planen. Fest geplante, schwankende Verdienste widersprechen den Intentionen des Gesetzgebers bei geringfügig Beschäftigten. Die Verdienstüberschreitungen müssen sich aus unvorhersehbaren Ereignissen ergeben.
Unerwartete Erfordernisse wie Krankheitsvertretungen rechtfertigen Überschreitungen der 520-Euro-Grenze etwa für ein bis zwei Monate. Dabei darf dann sogar die Jahresgrenze von 6.250 Euro überschritten werden. Allerdings hat der Gesetzgeber mit der aktuellen Änderung für den Minijob festgelegt, dass in den Aufnahmemonaten das Doppelte des regulären Verdienstes von 520 Euro als Verdienst nicht überschritten werden darf. In den Ausnahmemonaten darf ein*e Minijobber*in nicht mehr als 1.040 Euro pro Monat verdienen.
Müsst ihr nach der gesetzlichen Änderungen bei bestehenden Minijobs aktiv werden?
Es gilt ein neuer, gesetzlich festgelegter Stundenlohn. An dieser Stelle solltet ihr unbedingt bestehende Arbeitsverträge an die geänderten Bedingungen anpassen. Ihr könnt dazu einen schriftlichen Nachtrag zum Arbeitsvertrag machen, der von beiden Seiten unterzeichnet wird.
Hat es Konsequenzen, wenn ihr die Vertragsänderungen nicht durchführt? Wie in vielen Bereichen eurer Aktivitäten als Non-Profit droht euch in diesem Fall Ärger mit dem Finanzamt. Zahlt ihr einen höheren Lohn als vertraglich vereinbart – auch wenn dieser den gesetzlichen Regelungen zu Mindestlohn entspricht – könnte ein*e Finanzbeamt*in von einer verdeckten Gewinnausschüttung ausgehen. Aus Sicht der Finanzbehörden fehlt eine eindeutige vertragliche Regelung für die Zahlung. Eine verdeckte Gewinnausschüttung könnte euren Status als gemeinnützige Organisation gefährden.
Was müsst ihr bei schon bestehenden Minijobs noch beachten?
Geänderte gesetzliche Regelungen mitten im Jahr haben Auswirkungen auf bestehende Arbeitsverträge. Hier hat der Gesetzgeber Bestandsschutzregelungen aufgestellt.
Wer als Arbeitnehmer*in bei euch zwischen 450,01 und 520,00 Euro im Monat verdient, gilt grundsätzlich als Minijobber*in. Dabei haben in Arbeitnehmer*innen teilweise die Wahl bei ihrem Versicherungsstatus: Wer bisher mit einem monatlichen Entgelt über 450 bis 520 Euro pro Monat versicherungspflichtig ist, bleibt in der Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitslosenversicherung längstens bis 31. Dezember 2023 versicherungspflichtig. Bestandsschutzregelungen für die Rentenversicherung gelten nicht.
Möchte der oder die bisher versicherungspflichtige Arbeitnehmer*in mit der Erhöhung der Obergrenze für Minijobs auf 520 Euro nicht mehr versicherungspflichtig sein, ist das möglich. Eine schriftliche Vereinbarung mit euch als Arbeitgeber*in und ein Antrag auf Befreiung bis zum 2. Januar 2023 bei der Krankenkasse befreien von der Krankenversicherungspflicht rückwirkend zum 1. Oktober 2022.
Bei der Arbeitslosenversicherung ermöglicht der bis zum 2. Januar 2023 gestellte Antrag ebenfalls eine rückwirkende Befreiung zum Oktober 2022. Hier kann der Antrag auf Befreiung aber auch später gestellt werden und entfaltet in dem auf die Antragstellung folgenden Monat seine Wirksamkeit.
Die Änderungen beim Minijob haben teilweise komplexe Auswirkungen auf eure Meldepflichten im Verhältnis zu Sozialversicherungsträgern. Im Zweifel solltet ihr euch dazu im Lohn- oder Steuerbüro beraten lassen. Ebenso helfen euch Lohnexpert*innen weiter, wenn ihr auf Minijobbasis Mitarbeiter*innen beschäftigt, die kurz bei euch tätig sind. Siehe weiter oben: Eine geringfügige Beschäftigung von kurzer Dauer ist zweite mögliche Variante beim Minijob.
Wie ihr hier mit Wochen- und Monatsarbeitszeiten bei geänderter Verdienstobergrenze am besten umgeht, ist eine Frage an euer Lohnbüro und/oder wird euch in Lohnabrechnungsprogrammen vorgegeben.
Einen Überblick über weitere gängige Beschäftigungsmodelle findet ihr hier.
Der Minijob bleibt für Non-Profits und ihre Mitarbeiter*innen ein wertvolles Modell
Auch nach den gesetzlichen Änderungen ist der Minijob vielfach eine gute Lösung, Mitarbeiter*innen zu beschäftigen. Der Gesetzgeber hat die Gelegenheit mit der Anhebung der Verdienstgrenzen auch dazu genutzt, bisher bestehende Unsicherheiten etwa bei schwankenden Monatsverdiensten auszuräumen. Hier haben alle Beteiligten zukünftig mehr Klarheit bei der Anwendung der Minijob-Regelungen in der Praxis. Dennoch können Fragen offenbleiben. Lasst euch im Zweifelsfall immer beraten, weil die Regelungen für Minijobs von großer Bedeutung und unbeabsichtigte Regelverletzungen folgenreich für Non-Profits sind.
